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Unternehmensprozesse für die E-Rechnung anpassen

Je strukturierter Sie die Einführung der E-Rechnung angehen, desto reibungsloser gestaltet sich die Realisierung. Gehen Sie deshalb Schritt für Schritt vor:

Schritt 1)

Analysieren Sie Ihre internen Abläufe und passen Sie diese, falls nötig, an. In diesem Zug sollten Sie auch verantwortliche Mitarbeitende benennen.

In einem ersten Schritt empfiehlt es sich, die eigenen internen Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um eine effiziente Abwicklung der E-Rechnung zu ermöglichen. Dies kann die Implementierung entsprechender Software-Lösungen sowie die Schulung der Mitarbeitenden umfassen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest, um den E-Rechnungsworkflow zu steuern.

Schritt 2)

Sind die Prozesse optimiert, können Sie zunächst den Eingang der E-Rechnung umsetzen.

Der nächste Schritt besteht in der Umstellung des Rechnungseingangs auf den E-Rechnungsprozess. Bevor Sie den Rechnungseingang technisch umsetzen, müssen Sie noch einige Vorbereitungen treffen:

  • Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an. So haben Sie alle Rechnungen auf einen Blick gebündelt.
  • Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern / Lieferanten mit, dass Sie auf E-Rechnung umstellen und Rechnungen künftig an Ihre zentrale Rechnungsadresse geschickt werden sollen.
  • Weisen Sie auch darauf hin, dass die Rechnung im Spam-Ordner landen kann und dies in der Anfangsphase überprüft werden sollte, um keine Rechnung zu verpassen.

Schritt 3)

Anschließend passen Sie Ihre Rechnungserstellung an und auf den Versand von E-Rechnungen um.

Sie haben den Eingang der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen umgesetzt. Dann können Sie sich um den Ausgang bzw. die Fakturierung der E-Rechnung kümmern. Auch hier gibt es einige notwendige Vorbereitungen, die Sie vor der eigentlichen technischen Umsetzung treffen sollten:

  • Erkundigen Sie sich nochmals nach der E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang Ihrer Kunden und aktualisieren Sie diese in Ihren Systemen.
  • Holen Sie sich vor der Umsetzung des E-Rechnungsausgangs noch die Zustimmung Ihrer Kunden für den Empfang der E-Rechnung.
  • Eine E-Mail-Vorlage hilft Ihnen, Ihre Kundinnen und Kunden über die anstehende Einführung der E-Rechnung zu informieren.

Schritt 4)

Mitarbeitende schulen, Prozesse dokumentieren und optimieren.

Wichtig ist es, Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Prozessen zu schulen und die E-Rechnungsprozesse transparent für alle Beteiligten zu dokumentieren, z. B. im Rahmen einer Verfahrensdokumentation.

Ihr Partner

Wir unterstützen Sie bei allen Schritten und möchten nochmal ausdrücklich auf die Bedeutung der Dokumentation hinweisen. Nur mit dokumentierten Prozessen erlangen Sie Rechtssicherheit und können der nächsten Betriebsprüfung entspannt gegenüberstehen.

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Für weitere Informationen und eine individuelle Beratung zu diesem Thema stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ansprechpartner:in

Eugen Müller
Partner, Steuerberater, LL.M.

Quelle: DATEV