Willkommen in der Zukunft
Die GoBD betreffen das gesamte Unternehmen
Die GoBD umfassen alle steuerlich relevanten Unterlagen! Diese ergeben sich aus unterschiedlichen steuerlichen und außersteuerlichen Gesetzen und können verschiedene Bereiche des Unternehmens betreffen.
Eine abschließende Aufzählung von steuerlich relevanten Unterlagen existiert nicht. Also was können steuerlich relevante Unterlagen sein? Es handelt sich um Dokumente, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Somit kann zum Beispiel bereits eine E-Mail eines Geschäftspartners steuerlich relevant sein.
Die folgende Abbildung zeigt eine nicht abschließend aufgeführte Übersicht von steuerlich relevanten Unterlagen:
Somit ist klar, dass dieses Thema nicht nur die Abteilungen Accounting und Tax betrifft, sondern je nach Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur jede einzelne Abteilung mit einzubinden ist.
Mit folgendem Beispiel möchten wir Ihnen darstellen, wie das Thema der Reiskostenabrechnung, welches fast jedes Unternehmen betrifft, zahlreiche Abteilungen involviert.
Reisekosten im Unternehmen werden in der Regel durch die Sales-Mitarbeiter verursacht. Damit diese auch wissen, wie Sie Ihre Reisekosten zu erfassen haben und welche Kosten hierunter fallen, wird eine Reisekostenrichtlinie durch die HR-Abteilung vorgegeben. Diese Reisekostenrichtlinie wird in Zusammenarbeit mit der Abteilung Tax erstellt, die die steuerlichen Regelungen umsetzt und auf Aktualität prüft. Die Inanspruchnahme und Abrechnung der Reiskosten, sollte bereits im Arbeitsvertrag Berücksichtigung finden, wodurch das Legal Department zum Einsatz kommt. Dieses dient beim Abschluss der Arbeitsverträge der HR-Abteilung als Ansprechpartner und setzt die erforderlichen Regelungen juristisch konform um.
Da es sich in unserem Beispiel um ein innovatives Unternehmen handelt, werden die Reisekosten samt Belege durch die Sales-Mitarbeiter in einer App auf dem Smartphone erfasst und an die HR-Abteilung übermittelt.
Folglich ist eine Beschreibung dieses Datenverarbeitungssystems (der App) notwendig. Hierfür ist die Zusammenarbeit der Abteilungen IT und Tax erforderlich, da zum einen die technische Umsetzung und zum anderen die Einhaltung der gesetzlichen (steuerlichen) Vorschriften zu erfüllen ist.
Die Mitarbeiter der HR-Abteilung führen eine Erstprüfung durch und erstellen die Lohnabrechnungen. Die Verbuchung der Kosten erfolgt im Anschluss durch das Accounting- Team, welches hierbei eine Zweitprüfung vornimmt.
Da die Reisekosten mit dem Budget des Unternehmens im Einklang stehen müssen, erfolgt ein stetiges Monitoring durch die Controlling-Abteilung, auf deren Basis mögliche Anpassungen der unternehmensinternen Reisekostenregelungen erfolgen.
Der gesamte Prozess muss zudem den Compliance-Anforderungen entsprechen und wird daher laufend durch das Risk Management überwacht.
Dieses einfache Beispiel hat anschaulich verdeutlicht, wie weit die GoBD reichen können und wie wichtig es ist, alle Abteilungen mit einzubeziehen.
Unsere Experten…
…unterstützen Sie bei der Einführung und Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Im Rahmen von mehreren Projekten haben wir bereits zahlreiche Unternehmen bei der Einführung und Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation nach GoBD unterstützt.
