Frau Köchling ist seit 1999 als Umsatzsteuersonderprüferin erst in Dortmund, ab 2007 in Hamburg und dort seit 2014 als Betriebsprüferin für KMU und Großbetriebe tätig.

Nebenamtlich unterrichtet sie seit 2010 als Dozentin an der Norddeutschen Akademie der Finanzen im Bereich der Ausbildung für neu eingesetzte Betriebsprüfer sowie in der Fortbildung. Seit 2021 ist sie zudem nebenberuflich an der Dualen Hochschule Baden Württemberg (DHBW) tätig.

Seit 2018 ist sie als selbständige Referentin zu den Themen Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Umsatzsteuer bundesweit tätig. Darüber hinaus ist Frau Köchling seit 2020 Autorin beim IWW – Verlag sowie für die Zeitschriften beck.digitax, und REThinking TAX.

• Eine Verfahrensdokumentation ist eine Prozessdokumentation, die den Blick auf das Unternehmen ermöglicht und als Notfallkoffer dient.

• Scannen und Vernichten ja, aber nicht alles!

• In der Vergangenheit ist wenig digital abgelaufen. Mit zunehmender Digitalisierung und der weiteren technischen Entwicklung ist die Verfahrensdokumentation ein Pflichtbestandteil für jedes Unternehmen.

• Wenn Geschäftsvorfälle nicht nachvollziehbar und nicht nachprüfbar sind, liegt ein Mangel vor. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation ist ein formeller Mangel, der allein aber nicht zu einer Schätzung berechtigt.

• Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist kein „Frage-Antwort-Spiel“, sondern eine Prozessoptimierung, eine Prozessgestaltung, eine Unternehmensberatung.

• Es gibt so viele gute Gründe als Unternehmer eine Verfahrensdokumentation zu erstellen: Prozessoptimierung, schnellere Einarbeitung von Mitarbeitern, kein Verlust von Wissen bei Krankheit oder Wechsel, diverse Notfallpläne oder Hinweis auf Datensicherung.

• Eine Betriebsprüfung das Beste ist, was einem Unternehmen passieren kann, da sich ein sachverständiger Dritter (zumindest vorerst) kostenlos die Prozesse des eigenen Unternehmens durchleuchtet.

Frau Köchling führte das Gespräch in nicht dienstlicher Eigenschaft. Gesprächspartner war Steuerberater Eugen Müller, der sich auf die Themen Verfahrensdokumentation, Steuer-IKS und Tax-Compliance spezialisiert hat. Das Gespräch besteht aus zwei Teilen.

Im folgenden können Sie den ersten Teil nachlesen, bei dem es um alle Themen rund um die Erstellung einer Verfahrensdokumentation geht.

Eugen Müller: Liebe Frau Köchling, ich freue mich auf unser Gespräch und möchte auch gerne direkt einsteigen. Beschreiben Sie doch bitte mit Ihren Worten, was eine Verfahrensdokumentation ist.

Andrea Köchling: In erster Linie handelt es sich um eine Prozessdokumentation. In zweiter Linie ermöglicht sie den Blick auf das große Ganze. Was habe ich für ein Unternehmen? Wie ist das organisiert und welche digitalen bzw. datenverarbeitenden Systeme habe ich im Einsatz? Wie funktionieren diese datenverarbeitenden Systeme? Und auf dieser Basis geht man immer mehr ins Detail.

Das heißt für Sie ist es auch wichtig, dass tatsächlich die technischen Handbücher vorhanden sind, sodass Sie sich diese auch anschauen können und dann auch die technische Handhabung nachvollziehen können?

Ja genau. Das ist zum Beispiel sehr wichtig bei Kassen. Etwa wenn wir eine Kassennachschau durchführen. Ich sage in meinen Seminaren auch immer: „Erstellt euch einen Notfallkoffer“, in dem alles drin ist, der dann direkt neben der Kasse steht. Es ist auch sehr wichtig, dass zum Beispiel das Zertifikat der eingesetzten TSE (Anmerkung: Technische Sicherheitseinrichtung) – mindestens in Kopie – in diesem Notfallkoffer enthalten ist, denn auch das wird überprüft. Es ist aber natürlich auch möglich, dass neben der Kasse ein USB-Stick liegt, auf dem sämtliche Dokumente gespeichert sind und dann dem Prüfer ausgehändigt werden.

„Erstellt euch einen Notfallkoffer“

Sie haben jetzt das Thema Kasse angesprochen. Eine Verfahrensdokumentation besteht aus mehreren Bestandteilen und in der Praxis existieren auch unterschiedliche Ansätze solch eine Dokumentation zu erstellen. Angefangen von kleinen, einzelnen Dokumentationen für Themen wie Kasse, Rechnungseingang, etc. bis hin zu einer großen Gesamtdokumentation, in der alles aufgeführt wird. Was ist aus ihrer Sicht der bessere oder sinnvollere Ansatz?

Meines Erachtens kann hier das Unternehmen selbst wählen, was für den eigenen Bedarf der bessere Ansatz ist. Wichtig ist, dass eine vollständige Dokumentation am Ende vorliegt. Wenn sie mich nach meiner persönlichen Meinung fragen, bevorzuge ich ein Gesamtwerk, welches digital in einer Online-Anwendung vorliegt und so flexibel anpassbar ist bzw. einfach und schnell versioniert werden kann. Gleichzeitig besteht dann die Möglichkeit dem Prüfer eine Prüferrolle einzurichten, also einen Lesezugriff, sodass er dann zum Beispiel nachsehen kann, wie der Rechnungseingang funktioniert, wer diesen überprüft, an welcher Stelle die Dokumente abgelegt werden usw.

Sie haben zwei interessante Punkte angesprochen. Einmal das Beispiel mit dem Rechnungseingang und einmal die Versionierung. Der Rechnungseingang ist ein sehr gutes Beispiel, da dieser Prozess in jedem Unternehmen vorhanden ist. Haben Sie hierzu Erfahrungen, ob sich bereits Standards entwickelt haben, wie dieser Prozess abzubilden oder zu dokumentieren ist? Mangels vorgegebener Dokumentationsstandards seitens der Finanzverwaltung ist es in der Praxis schwierig eine Musterdokumentation zu erstellen, die in jedem Unternehmen einsetzbar ist.

Die Erfahrung, die ich aus der Praxis habe, ist, dass sehr viel Unsicherheit besteht. Auch in dem Bereich „Wie muss was archiviert werden?“. In manchen Fällen läuft das alles komplett digital, da gibt es praktisch eine Standleitung zum Steuerberater, an den alles sofort weitergeleitet oder in bestimmte Tools hochgeladen wird. Bei anderen sieht so ein Prozess noch sehr analog aus, d.h. eine Rechnung kommt per Mail, die wird ausgedruckt und im Ordner abgeheftet. Das ist dann dieser sog. Pendelordner, der zum Steuerberater geht und die ursprüngliche Mail wird gelöscht. Das kann man so machen, sollte man aber nicht. E-Mails mit der Funktion eines Handels- und Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig, also wie der klassische Briefumschlag. Da ist das Spektrum, was ein Prüfer zu Gesicht bekommt, noch sehr weit gestreut. Da gibt es meines Erachtens noch keine Tendenz wo die Reise hingeht.

„Eine Verfahrensdokumentation muss gelebt werden“

Ist es für einen Prüfer denn überhaupt möglich nachzuvollziehen, ob die ausgedruckte Rechnung, die mittels E-Mail eingegangen ist, das Original ist oder nicht, wenn die gesamte E-Mail im Nachgang gelöscht wird? Wie kann ein Prüfer in der Praxis nachweisen, dass das nicht per Post eingegangen ist? Aufzubewahren ist immer das originäre Dokument, also in diesem Fall die digitale Rechnung. Kennen Sie in diesem Kontext schon praktische Fälle, in denen diese Thematik bereits Gegenstand war?

Es gibt da teilweise komische Zufälle. In bestimmten Bereichen prüfen wir nicht digital, sondern steigen noch immer ganz tief in die Belegprüfung ein. Hierbei entwickelt ein erfahrener Prüfer sehr schnell ein Gefühl für den Fall. Und wenn dabei irgendwas komisch wirkt, haben wir die Möglichkeit Kontrollmitteilungen zu schreiben und beim zuständigen Finanzamt nachzufragen, ob der Geschäftspartner schon mal eine Prüfung hatte, wie seine Rechnungen aussehen bzw. wie diese versendet werden, etc. Und auf diesem Wege können wir schon einiges in Erfahrung bringen.

Aber um das klarzustellen: Wir als Prüfer schauen nicht massenhaft Ordner durch und überprüfen, ob Rechnungen digital oder bei Post eingegangen sind und gleichen nur diese Sequenz ab. Aber das kann schon manchmal das Zünglein an der Waage sein, wenn ein Unternehmer in seiner Verfahrensdokumentation – wenn er denn eine hat – dokumentiert, dass sein Rechnungseingang ausschließlich aus Papierdokumenten per Post besteht, in Wirklichkeit aber 95% der Rechnungen per E-Mail eingehen. Das ist dann sehr ungünstig, weil das natürlich nicht korrekt ist. Und hier spielt dann das Thema Versionierung wieder eine übergeordnete Rolle. Eine Verfahrensdokumentation muss „gelebt“ werden. Das bedeutet, es muss das abgebildet werden, was auch tatsächlich in dem Unternehmen passiert. Dieser Posteingang bestand vielleicht vor 25 Jahren rein aus postalischen Papierdokumenten, heutzutage ist er aber zu 95% digital und wird dementsprechend dann auch digital bearbeitet oder weiterbearbeitet und das muss eine Verfahrensdokumentation dann auch abbilden.

Eine Verfahrensdokumentation hat einen positiven Effekt und kann die Dauer der Betriebsprüfung verkürzen

Kommen wir zu einem anderen Themenfeld, dem Ablauf der Betriebsprüfung bzw. der zukünftigen Betriebsprüfung. Erhöht sich die Bedeutung des Eröffnungsgesprächs, da aufgrund des reinen Datenaustausches kein so intensiver Austausch während der Prüfung mehr erfolgt? Wirkt es in diesem Kontext positiv, wenn eine Verfahrensdokumentation gleich zu Beginn mit vorgelegt wird, unabhängig davon, ob diese tatsächlich angefordert wurde? Die Anforderung dieser Dokumentation mit Anordnung einer Prüfung wird aus meiner Erfahrung heraus von Bundesland zu Bundesland noch sehr unterschiedlich gehandhabt.

Das hat selbstverständlich einen absolut positiven Effekt. Das zeigt zumindest, dass es sich um einen Unternehmer handelt, der bemüht ist, alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und sich um sein Unternehmen Gedanken macht. Unter Umständen kann es auch dazu führen, dass sich die Betriebsprüfung zeitlich verkürzt, wenn der Betriebsprüfer neben der GDPdU-Daten-CD eine vollständige Verfahrensdokumentation vorliegen hat.

Hat das dann auch Auswirkungen auf die Art und Weise wie Sie prüfen? Sehen Sie sich die Verfahrensdokumentation dann gleich zu Beginn an und setzen Sie dann andere Schwerpunkte auf dieser Grundlage, sodass Sie dann vielleicht auch tiefer einsteigen in die Prozesse und die Abläufe? Oder verändert das eigentlich gar nichts außer, dass es ein zusätzliches Dokument ist, das ihnen die Prüfung gegebenenfalls erleichtert?

Die Frage kann ich Ihnen in einigen Monaten und Jahren sicherlich besser beantworten, wenn ich mehrere Prüfungen mit vorliegenden Dokumentationen durchgeführt habe. Für die Zukunft kann ich aber sagen, dass es sicherlich auf den Einzelfall ankommt.

Sie haben es schon zweimal ein bisschen angedeutet: Es scheint tatsächlich noch nicht die Regel zu sein, dass Dokumentationen vorliegen. Ist das korrekt?

Das ist richtig. Die Verfahrensdokumentation zum belegersetzenden Scannen auf Basis der Vorlage der Bundessteuerberaterkammer liegt immer wieder mal vor, aber darüber hinaus besteht hier noch erheblicher Nachholbedarf. Ein Beispiel, welches ich erlebt habe, was verdeutlicht, dass auch das Verständnis in diesem Zusammenhang noch nicht wirklich vorhanden ist: Ein Unternehmen hat mir die Verfahrensdokumentation zum belegersetzenden Scannen vorgelegt. Ansonsten war keine Dokumentation vorhanden. Dabei war dieser Bestandteil fast der unwichtigste Teil. Denn dieses Unternehmen hat den gesamten Betrieb über ein selbst geschriebenes Programm geführt. Zudem gab es sehr viele Kontaktpunkte mit dem Zoll. Also lagen die Schwerpunkte wo ganz anders und genau dafür gab es aber keine Dokumentationen.

Wird Software verwendet, ist eine Dokumentation erforderlich

Sie haben gerade von wichtigen und unwichtigen Dokumentationen bzw. Schwerpunkten gesprochen. Aus der Praxis kann ich auf jeden Fall bestätigen, dass es nicht immer ganz einfach ist, die richtigen Schwerpunkte zu setzen. Gleichzeitig liegt die Herausforderung auch darin zu erkennen, wann eine Dokumentation denn überhaupt vollständig ist. Also wo hört es auf, wo fängt es an? Die entsprechenden Verwaltungsanweisungen bzw. gesetzlichen Fundstellen ermöglichen diese klaren Abgrenzungen zumindest nicht. Wie sehen Sie das?

Da haben Sie recht. Die Anweisungen, in Form des BMF-Schreibens vom 28.11.2019, sind sehr knapp gehalten, was die Ausgestaltung und den Umfang anbelangt. Da wird darauf verwiesen, dass es auf die Größe des Unternehmens ankommt. Dieses GoBD-Schreiben gibt eigentlich nur vier Schlagworte vor, das ist die allgemeine Beschreibung, die Anwenderdokumentation, die technische Systemdokumentation und die Betriebsdokumentation. In der Betriebsdokumentation ist der ganz wichtige Teil des internen Kontrollsystems enthalten. Aber wie diese Begrifflichkeiten mit Leben zu füllen sind, ist wieder jedem selbst überlassen. Das ist das, was es für den Unternehmer auf der einen Seite so schwierig macht und auf der einen Seite den Unmut bei diesem Thema fördert. Es ist natürlich ganz klar, dass man lieber einen Vordruck hätte, in dem alle Platzhalter nur ausgefüllt werden. Dies hat auch dazu geführt, dass sich viele Menschen Gedanken darüber machen, was die GoBD mit diesen einzelnen Kapiteln bzw. Begrifflichkeiten meinen. Bereits seit 1995 war immer Ausgangspunkt, dass ein datenverarbeitendes System eine Verfahrensdokumentation benötigt. Das heißt also, dass ein sachverständiger Dritter anhand dieser Dokumentation nachvollziehen kann, wie dieses datenverarbeitende System bedient wird. Das ist Sinn und Zweck des großen Ganzen. Ob dazu noch 50 Seiten vorher zum allgemeinen Teil beschrieben werden, ist sicherlich nicht entscheidend. Gleichzeitig muss ich das dann in den Gesamtkontext stellen. Das bedeutet, es nutzt mir nichts, wenn ich Tool A, B, C, D und E im Einsatz habe und weiß, wie diese funktionieren, weil das beschrieben wird, aber dadurch immer noch nicht nachvollziehen kann, wie diese Systeme miteinander verzahnt sind.

Das heißt, Sie möchten wissen, wie diese Systeme oder Tools auch tatsächlich miteinander wirken, Stichwort Schnittstellenbeschreibungen. Das ist etwas was man in der Praxis und auch in der Literatur sehr oft hört, aber was versteht man denn tatsächlich darunter? Also nehmen wir als Beispiel die systemische Schnittstelle zwischen Mandanten und Steuerberater. In der Praxis läuft das in sehr großem Umfang so ab, dass viele Unternehmen ihre Unterlagen digital in irgendeinem Tool ihrem Steuerberater bereitstellen, teilweise auch vorher bearbeiten und das dann ohne Medienbrüche in die Software der Steuerkanzlei einfließt. Was genau würden Sie denn von so einer Schnittstellenbeschreibung erwarten?

Auf der einen Seite kommt es drauf an, was auf Seiten des Unternehmers passiert. Für mich ist es wichtig zu verstehen, welche Schritte durch das Unternehmen erledigt wurden und was bei Ihnen in der Steuerkanzlei dann ankommt. Sind das die gleichen Dinge? Ist irgendwas auf dem Weg passiert? Kann ich das nachvollziehen, was dabei passiert ist und welche Dateien bearbeitet worden sind? Oder werden die direkt beim Unternehmen festgeschrieben und kommen schon festgeschrieben bei Ihnen an, weil Sie nur einen Lesezugriff haben? Können Sie, als Steuerberater, in die Dateien reinschreiben oder diese ändern? Das sind wichtige Komponenten.

„Sie können es mit einer Zwiebel vergleichen. Ich trage immer eine Haut weiter ab, um dann an den Kern zu kommen.“

Es geht also weniger darum wie die technische Schnittstelle im Hintergrund funktioniert, sondern vielmehr wie die prozessuale Zusammenarbeit läuft. Wer macht was und wie wird sichergestellt das sich beide Parteien daran halten?

Auf meiner Prüfungsebene würde ich mich eher genau mit diesen Fragen beschäftigen. Aber ich möchte nicht ausschließen, dass das Technische in weiteren Prüfungsschritten sehr wichtig werden kann. Wir sind im Bereich Kasse, was die Urteile angeht, schon sehr weit und Kassenprüfungen, insbesondere wenn die Steuerfahndung involviert ist, gestalten sich dann auch so, dass die ganze Kasse mitgenommen wird und dann von IT-Spezialisten ausgelesen wird. Da reicht die reine Prozessablaufbeschreibung nicht mehr aus.

Das Technische wird wahrscheinlich vor allem dann immer wichtiger, wenn Sie merken, dass etwas auf einer anderen Ebene nicht passen kann? Dann sind Sie sicherlich daran interessiert weiter in die Tiefe zu gehen und sich dann auch die Technik anzuschauen?

Sie können es mit einer Zwiebel vergleichen. Ich trage immer eine Haut weiter ab, um dann an den Kern zu kommen. Gerade bei den Kassen haben wir nicht nur die Verpflichtung uns Kasseneinzeldaten vorlegen zu lassen, sondern darüber hinaus alle digitalen Daten, also auch Daten aus dem Warenwirtschaftssystem oder auch anderen Systemen. Das funktioniert auf unserer Seite nur dann, wenn wir auch die Beschreibungen dieser Daten erhalten. Wenn wir beispielsweise diverse Spalten, mit diversen Überschriften sehen, müssen wir auch nachvollziehen können, was man darunter versteht und welche Daten dahinterstecken. Eine Verfahrensdokumentation dient auch dazu, wenn wir Daten bekommen, diese auf Vollständigkeit zu prüfen, also ob alle Spalten vorhanden sind oder ggf. bei der Übertragung verloren gegangen sind.

Sie hatten im 1. Teil unseres Gesprächs das Thema Ersetzendes Scannen angesprochen. Aus der Praxis kann ich Ihnen sagen, dass die Bereitschaft Dokumentationen zu erstellen, viel größer ist, wenn die Unternehmer das Papier dann tatsächlich nicht mehr aufbewahren müssen, also vernichten dürfen. Was in der Praxis allerdings ein Problem darstellt, ist die Unsicherheit, ob das tatsächlich auch erlaubt ist. Ist eine Dokumentation zum Ersetzenden Scannen wirklich ausreichend, um Papierdokumente vernichten zu dürfen? Ich persönlich bin mir sicher, dass wenn wir in der Kommunikation zwischen Unternehmer und Finanzverwaltung Rechtssicherheit schaffen und die Unsicherheiten beheben, das Thema der Dokumentationen auch aktiver seitens der Unternehmer angegangen wird, weil dann auch ein tatsächlicher Nutzen gesehen wird.

Ich habe zu dem Thema belegersetzendes Scannen einen Aufsatz geschrieben, der in der Zeitschrift „REthinking Tax“ (Ausgabe 06/2020) abgedruckt ist. Da habe ich mich schon mal mit diesem Thema beschäftigt. Was ich dazu sagen kann: Es gibt bestimmte Dokumente, die man scannen kann, die aber auf jeden Fall zur Sicherheit noch im Original behalten werden sollten. Also alles einscannen und alles vernichten ist sicherlich nicht die ideale Lösung.

Sie sprechen jetzt wahrscheinlich insbesondere von originalen Notardokumenten oder Zollunterlagen. Aber gerade bei vielen Unternehmen ist das nicht unbedingt die Masse an Dokumenten. Darüber hinaus gibt es deutlich mehr Unterlagen, die theoretisch unter das Thema ersetzendes Scannen in der Form fallen, dass diese tatsächlich vernichtet werden könnten. Wie können Unternehmer das dann aber tatsächlich rechtssicher durchführen, sodass nicht irgendwo im Hintergrund doch noch dieses potenzielle Risiko schlummert, dass das ein Betriebsprüfer vielleicht anders sehen könnte, was dann dazu führt, dass man doch lieber alles aufhebt und die nächste Betriebsprüfung abwartet und erst wenn diese abgeschlossen ist, alle Unterlagen vernichtet werden?

Die GoBD sagen sinngemäß, wenn etwas gescannt wurde, dann hat das sog. „Digitalisat“ die gleiche Bedeutung wie das Original. Von daher dürfte es in der Betriebsprüfung dann auch keine Probleme damit geben. Es ist aber so, dass die Gerichte das im Rahmen einer Beweisführung wieder anders sehen. Nach deren Meinung hat das eingescannte Dokument eine Beweiskraft wie eine Kopie und dies ist dann eine geringere Beweiskraft als beim Original.

Sie haben gerade eine Fundstelle in den BMF-Schreiben zu den GoBD angesprochen, die besagt, dass wenn gescannt wird, das Papier der weiteren Bearbeitung zu entziehen ist. Dann ist natürlich auch sicherzustellen, dass das Digitalisat wie das Original zu behandeln ist. Wenn das vor Gericht nicht so gilt bzw. unabhängig davon, was in den GoBD steht, keine Rechtssicherheit besteht, führt das natürlich nicht zu Vertrauen. Brauchen wir alle, also Unternehmer, Berater und Finanzverwaltung noch mehr Erfahrung mit diesem Thema? Müssen sich Standards bilden, die allgemeingültig sind?

Ich denke, Sie haben einen ganz wichtigen Punkt angesprochen: Wir brauchen einfach mehr Erfahrung im Umgang mit diesem Thema. Diese Erfahrung entsteht aktuell einerseits in Arbeitskreisen, in denen man diese Themen diskutiert, aber andererseits auch durch Gerichts- oder sogar in BFH-Urteile. Da kann dann sowas hoch kommen, dass ein Betriebsprüfer einen Scan nicht anerkannt hat und deswegen einen Betriebsausgabenabzug oder die Vorsteuer versagt und das dann richterlich entschieden wird.

Mit zunehmender Digitalisierung ist die Verfahrensdokumentation ein Pflichtbestandteil für jedes Unternehmen

Ich habe noch eine Frage, die aus meiner Sicht für jeden Unternehmer wichtig ist und jeder Steuerberater auch aus der Praxis kennt. Das Thema Verfahrensdokumentation existiert ja bereits seit den 90er Jahren. Neu ist aber, dass es in den letzten Jahren so an Bedeutung gewonnen hat. Wir Steuerberater sind genau aus diesem Grund oft der Diskussion ausgesetzt, warum denn ausgerechnet jetzt eine Dokumentation erstellt werden soll, obwohl das doch schon seit Jahrzehnten gefordert wird. In der Vergangenheit hat auch kein Betriebsprüfer danach gefragt. Wie sehen Sie das?

In der Vergangenheit hat das wenig interessiert, weil wenig digital abgelaufen ist. Also wenn wir in einen Betrieb gekommen sind, dann konnten wir davon ausgehen, dass alle Unternehmensschritte immer gleich abgelaufen sind. Mit zunehmender Digitalisierung und der weiteren technischen Entwicklung ist das jetzt aber nicht mehr so. Von 1995 bis jetzt hat sich sehr viel getan, wodurch auch die Bedeutung der Verfahrensdokumentation immer weiter in den Fokus geraten ist. Einen weiteren Schub haben auch das neue Kassengesetz von 2016 zum Schutz der Manipulation und Grundaufzeichnung sowie das BMF-Schreiben zu den GoBD aus 2014 und 2019 gegeben. Also denken wir an GDPdU-Daten oder die Möglichkeit, dass die Finanzverwaltung digitale Einzeldaten der Vorsysteme, der Warenwirtschaftssysteme, der ERP-Systeme hat. Das war 1995 noch überhaupt nicht angedacht.

Sie haben das jetzt sehr gut beschrieben. Die Zunahme an Daten ist enorm, sodass es einfach nicht mehr anders möglich ist Sachverhalte nachzuvollziehen. Und auch wenn eine Verfahrensdokumentation bereits in den 90er Jahren gefordert wurde, war deren Bedeutung natürlich deutlich geringer. Heutzutage gibt es, glaube ich kein Unternehmen mehr, das in irgendeiner Form ohne digitale Tools auskommt, sei es denn nur das E-Mail-Programm.

Gerade in der Pandemie begünstigt ist der Online-Handel. 1995 war das noch kaum Thema. Mittlerweile ist das aus unserem Leben gar nicht mehr wegzudenken. Und was sich daher für neue Tools entwickelt haben, die zum Beispiel via Schnittstellen Daten direkt aus den großen Online-Marktplätzen absaugen, verarbeiten und zum Steuerberater überspielen, verdeutlicht die zunehmende Bedeutung der Notwendigkeit von Dokumentationen, um diese Prozesse überhaupt noch beherrschen zu können.

„Eine Betriebsprüfung ist das Beste, was einem Unternehmen passieren kann.“

Abschließend noch die Frage: Was sind denn die Folgen oder was können die Folgen einer nicht vorhandenen Dokumentation sein? Insbesondere vor dem Hintergrund einer Betriebsprüfung. Es gibt Betriebsprüfungen, die laufen sehr gut und ohne Beanstandungen ab und dann gibt es Betriebsprüfungen, bei denen das ein oder andere hochkommt. Wenn man sich diese zwei Arten der Betriebsprüfungen oder deren Ergebnisse anschaut, welche Rolle spielt dann eine fehlende Verfahrensdokumentation?

Die GoBD besagen, dass wenn ich die Geschäftsvorfälle nicht nachvollziehen und nachprüfen kann ein Mangel vorliegt. Was aber nicht stimmt, ist, dass wenn eine Verfahrensdokumentation fehlt, nur aus diesem Grund eine Schätzung aufgrund eines formellen Mangels vorgenommen wird. Das ist meiner Ansicht nach nicht richtig, denn die Schätzungsverpflichtung nach § 162 Abgabenordnung ist nicht so einfach möglich. Als Betriebsprüfer muss ich den Grundsatz nach § 158 Abgabenordnung wirklich entkräften [Anmerkung: Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden]. Dazu brauche ich bestimmte Prüfungsmethoden. Erst wenn ich dann formelle oder materielle Fehler finde und diese auch von Gewicht sind oder die Anzahl der formellen Fehler so hoch ist, dass irgendwann diese Waagschale kippt, erst dann bin ich in der Schätzungsverpflichtung. D.h. also, wenn ich Sachverhalte nicht aufklären oder nachvollziehen kann.

Ich glaube das ist eine sehr wichtige Klarstellung.

Eine Sache möchte ich gerne noch sagen. Ich höre oft, dass darüber geklagt wird, dass erst die DSGVO kam und jetzt auch noch die Verfahrensdokumentation, die sowieso nur für die Finanzverwaltung zu erstellen ist. Das finde ich immer sehr schade. Da wird der Nutzen einer Verfahrensdokumentation für den Unternehmer völlig ignoriert. So wie es mit der Kommunikation zwischen Berater, Unternehmer und Betriebsprüfer ist, so ist es auch mit der Sichtweise auf die Verfahrensdokumentation. Jeder Steuerberater, der behauptet, dass er die Verfahrensdokumentation bei seinen Mandanten nicht durchbekommt, bei dem stimmt meines Erachtens die Kommunikation nicht.

Wenn ich eine Verfahrensdokumentation erstelle, ist das kein „Frage-Antwort-Spiel“, sondern eine Prozessoptimierung, eine Prozessgestaltung, eine Unternehmensberatung. Also das, was Sie in ihrem Namen, in ihrer Berufsbezeichnung stehen haben. Ich kenne mittlerweile viele Steuerberater, die ihre Neumandate direkt auffordern ihre Verfahrensdokumentation vorzulegen und wenn sie keine haben, dann ist das der erste Schritt im Rahmen der Zusammenarbeit. So lernt auch gleich der Steuerberater das Unternehmen kennen und damit auch, ob dieses überhaupt zur Kanzlei passt. Es gibt so viele gute Gründe als Unternehmer eine Verfahrensdokumentation zu erstellen: Prozessoptimierung, schnellere Einarbeitung von Mitarbeitern, kein Verlust von Wissen bei Krankheit oder Wechsel, diverse Notfallpläne oder Hinweis auf Datensicherung. Selbst bei Unternehmen, die eine „One-Man-Show“ sind oder Familienunternehmen, die Ihr gesamtes Wissen im Kopf des Inhabers gespeichert haben. Was passiert, wenn dieses Unternehmen keine Verfahrensdokumentation hat und dem Unternehmer etwas passiert, wenn er ganz plötzlich verstirbt? Die Erben müssen dann nach der „Fußstapfen Theorie“ den Betrieb weiterführen. Die haben keine Chance sich zeitnah in die Prozesse einzuarbeiten. Und ich sage das bewusst sehr deutlich, uns, als Finanzverwaltung interessiert das recht wenig. Wir halten uns dann an die Erben. Das können Sie natürlich auch auf andere Gesellschaftsformen übertragen. Wenn ich Gesellschafter, Geschäftsführer oder Prokurist bin, möchte ich mich doch auch ein bisschen absichern. Dann möchte ich doch auch das mein Aufgabengebiet irgendwo mal festgeschrieben wird. Das sind so viele positive Aspekte, sodass ich das sehr traurig finde, wenn man sich nicht mal in seinem eigenen Interesse ein paar Stunden Zeit nimmt, um eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, sondern nur auf die Finanzverwaltung schimpft. Genauso gut kann man auch die Sichtweise vertreten, dass eine Betriebsprüfung das Beste ist, was einem Unternehmen passieren kann, da sich ein sachverständiger Dritter kostenlos – im ersten Moment auf jeden Fall – die Prozesse meines Unternehmens durchleuchtet. Wenn man dieses Thema positiv angeht und nicht als Monster oder als Bürde empfindet, kann man so viele positive Effekte damit erzielen.

Vollkommen richtig, also besser kann man es glaube ich nicht beenden: „Eine Betriebsprüfung ist das Beste, was mir passieren kann“. Frau Köchling, vielen Dank für das sehr gute und aufschlussreiche Gespräch.

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