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Datenzugriff
In dem Beitrag Datenzugriff möchten wir den Zugriff der Finanzverwaltung auf Ihre Daten näher erläutern.
Die Finanzverwaltung hat ein Recht auf Datenzugriff im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung gem. § 147 Abs. 6 AO.
Dabei sind insbesondere Daten
- der Finanzbuchhaltung,
- der Anlagenbuchhaltung,
- der Lohnbuchhaltung sowie
- aller Vor- und Nebensysteme
bereitzustellen. Kurz gesagt die sog. steuerrelevanten Daten.
Neben den eigentlichen Daten sind auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung zu stellen, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und die für das Verständnis des Datenverarbeitungssystems erforderlich sind.
Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde drei gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung:
- Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
- Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
- Datenträgerüberlassung (Z3)
Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen. Falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.
Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
Bei dem unmittelbaren Zugriff hat der Prüfer Einsicht in gespeicherte Daten über einen sog. „Nur-Lese-Zugriff“. Er hat dabei ausschließlich die unternehmenseigene Hard- und Software zu nutzen und kann die gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen prüfen.
Der Prüfer hat die Möglichkeit unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten zu Lesen, zu Filtern und zu Sortieren. Eine Fernabfrage (Online-Zugriff) ist dabei ausgeschlossen.
Das Unternehmen hat dem Prüfer die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen und in das Datenverarbeitungssystem einzuweisen. Dies muss für alle System erfolgen, also Haupt-, Neben- und Vorsysteme. Dabei sollte eine Zugriffsbeschränkung definiert werden, da der Prüfer lediglich Zugriff auf seinen Prüfungszeitraum hat. Dem Prüfer sind alle vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten bereitzustellen.
Das vom Unternehmen genutzte Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten.
Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
Alternativ oder in Ergänzung zum unmittelbaren Datenzugriff (Z1) kann die Finanzbehörde auch verlangen, dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden. Dies ist allerdings in der Form eingeschränkt, dass nur die im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten bereitgestellt werden müssen. Weiterhin hat der Steuerpflichtige keine Verpflichtung zur Entwicklung eigener Auswertungsvorschläge.
Das Unternehmen hat dem Prüfer Hard- und Software zur Verfügung zu stellen und durch Mitarbeiter zu unterstützen, die mit dem Datenverarbeitungssystem betraut sind. Dieser Umfang der zumutbaren Hilfe richtet sich dabei nach den betrieblichen Gegebenheiten (Verhältnismäßigkeitsgrundsatz), die sich anhand Größe und Mitarbeiterzahl charakterisieren.
Datenträgerüberlassung (Z3)
Die dritte Möglichkeit des Datenzugriffs der Finanzverwaltung besteht darin, dem Prüfer die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung zu überlassen.
Das Unternehmen hat dem Prüfer dabei die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen und alle zur Auswertung notwendigen Informationen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen.
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