Verfahrensdokumentation: Sind Sie fit für die Betriebsprüfung?
Die Verfahrensdokumentation rückt immer mehr in den Fokus der Finanzbehörden im Rahmen von Betriebsprüfungen. Wie die mühsame Vorbereitungsphase vor Beginn einer Fußballsaison, so ist auch die Frage nach einer adäquaten Verfahrensdokumentation für alle steuerlich relevanten IT-Verfahren unvermeidlich. Denn ohne die notwendigen Grundlagen ist weder die komplette Saison noch eine Betriebsprüfung zu meistern.
Die Bedeutung dieser (Verfahrens-)Dokumentationen erstreckt sich weit über die Finanzbuchhaltung hinaus, und ihre Prüfung birgt ein erhöhtes Schadenspotenzial.
Relevanz der IT-Systeme
Jedes IT-Verfahren, das zur Erstellung von Abrechnungs- oder Bilanzzahlen und Steuererklärungen beiträgt, unterliegt einer umfassenden Dokumentationspflicht. Die IT-Landschaft eines Unternehmens ist häufig umfangreich, und eine IT-Inventur ist zur Bestimmung der relevanten Systeme unerlässlich.
Dringlichkeit und Hintergrund
Mit der Zunahme der Digitalisierung und dem Wegfall von Papier als prüfbares Medium verstärken sich die Prüfungen durch die Finanzbehörden. Die GoBD von 2014 und 2019 präzisieren die Anforderungen deutlich. Bereits durchgeführte Pilotprüfungen ohne Verlängerungsfristen für die Vorlage von Dokumentationen unterstreichen die Dringlichkeit.
Schadenspotenzial
Das Schadenspotenzial bei unzureichender Verfahrensdokumentation ist hoch. Es reicht von Schätzungen des Betriebsprüfers bis hin zum Verdacht des Organisationsverschuldens, was auch persönliche Haftungsrisiken für das Management beinhaltet.
Gestaltung einer Verfahrensdokumentation
Die GoBD geben nur grobe strukturelle Elemente für die Verfahrensdokumentation vor. Eine klare, strukturierte Darstellung ist für die Nachvollziehbarkeit entscheidend. Es empfiehlt sich, vorhandene Dokumentationen zu nutzen und in einem zentralen Dokumentenmanagement-System zu organisieren.
Praktische Tipps für die Implementierung
Unternehmen sollten zentrale Dokumentationssysteme etablieren und bewährte Hilfsmittel verwenden. Ein wesentlicher Faktor zum Erfolg ist die Unterstützung durch Experten. Denn diese können auf Erfahrungen und erprobte Vorgehensweisen zurückgreifen. Die Unterstützung durch die Geschäftsleitung und die Einbindung in ein strukturiertes Projekt sind zudem für den Erfolg entscheidend.
Fazit
Die Notwendigkeit, Verfahrensdokumentationen vorzubereiten und aktuell zu halten, wird zunehmend wichtiger. Mit der richtigen Strategie und der Nutzung moderner IT-Tools kann dieser Prozess effizient in die Organisation integriert werden. Die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance, die organisatorische Effizienz zu steigern.
Quellen: NWB-BB Nr. 7 vom 29.06.2023 Seite 200
