USt Check

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Allgemeine Informationen
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Branche
Unternehmensgegenstand
Struktur der Gesellschaft
- Organigramm; Hauptsitz, Zweigniederlassungen, ausländische Betriebsstätten…
- Veränderungen in der Struktur in den letzten 5 Jahren
Besteht eine steuerliche und / oder umsatzsteuerliche Organschaft?
- zu welchen Gesellschaften
- inländisch / ausländisch
- Organträger / Organgesellschaft
Besteht ein abweichendes Wirtschaftsjahr?
- Ja
- Nein
Welches? (Wirtschaftsjahr)
Allgemeine Angaben
- Steuernummer
- UStID-Nr.
- zuständiges Finanzamt
Wann waren die letzten Betriebsprüfungen?
- geprüfte Zeiträume
- Feststellungen? (ggf. Maßnahmen dazu?)
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Fragebogen
1. Allgemeine USt

Verantwortung
1.1 Wer ist verantwortlich für die Umsatzsteuerthemen? Vertreter?
- Regelung der Verantwortlichkeit und Vertretung (z.B. Abteilungsleiter Rechnungswesen, ein Ansprechpartner für Überwachung)
- Organisationsorganigramm
- Regelung Fristenüberwachung
1.2 Wie werden die zuständigen Personen über Neuerungen im Umsatzsteuerrecht informiert?
- Besuch von Seminaren
- Hinweise des IT-Anbieters
- Fachzeitschriften
- Regelung Fristenüberwachung
1.3 In welcher Form werden Schulungen der verantwortlichen Mitarbeiter vorgenommen?
- Besuch von regelmäßgien Seminaren
- individuelle USt- Workshops
Betriebsprüfungen
1.4 Wer ist für die Begleitung/ Auswertung/Einleitung von Folgemaßnahmen verantwortlich?
- Regelung Verantwortlichkeit und Vertretung (zB. Abteilungsleiter Rechnungswesen, ein Ansprechpartner für Überwachung)
Absprachen mit dem Finanzamt
1.5 Bestehen Absprachen aus tatsächlichen Verständigungen, verbindlichen Auskünften?
- Wer hat veranlasst / wer überwacht?
- Regelung zur Archivierung der Dokumentation
USt-Findungsprozesse (Bestand)
1.6 Gibt es ein System der Standardfälle innerhalb des Unternehmens (USt-Matrix)
- Wer hat veranlasst / wer überwacht?
- Regelung zur Archivierung der Dokumentation
USt-Findungsprozesse (neue Fälle)
1.7 Wer ist für die Einordnung neuer Sachverhalte verantwortlich? (Neue Verträge; Umstrukturierungen, etc.)
- Regelung der Verantwortlichkeit und Vertretung; insbesondere Abstimmung, inwieweit externe Berater hinzugezogen werden müssen.
- Regelung zur Skalierung (z.B. Bruttobetrag bis TEUR 50 ohne externe Berater …)
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2. Laufende Prozesse

2.1 Eingangsrechnungsprüfung
2.1.1 Wer führt die Prüfung durch? Verantwortlicher und Vertreter
- Dokumentation der Verantwortlichen, deren Vertreter; es erfolgt eine entsprechende tatsächliche Umsetzung
2.1.2 Prozess Eingangsrechnungsprüfung
- Workflow zum Eingangsrechnungsprozess
- Erforderlichkeit der Freigaben im System/ Verbindung mit Bestellung/ Protokoll von Abweichungen
2.1.3 Gibt es eine Richtlinie, die vorgibt, was geprüft werden muss?
- Übersicht zur Rechnungsanforderungen und Handlungsanweisungen/Richtlinie an Verantwortliche
- Ja
- Nein
2.1.4 Wie wird die Einhaltung der RL überwacht?
- Einhaltung 4-Augenprinzip
- festgelegter Kontrollrhythmus
2.1.4 Was wird geprüft?
2.1.5 Wie ist sichergestellt, dass der Verantwortliche Gesetzesänderungen erfährt/ beachtet?
- Schulungsplan / Schulungsturnus
- Fachliteratur
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Fragebogen
2. Laufende Prozesse

2.2. Elektronische Rechnungen und Archivierung
2.2.1 Wie wird mit elektronischen Rechnungen (Eingangs-/ Ausgangsrechnung) verfahren?
- Gibt es eine gesonderte Emailadresse, auf der alle Rechnungen (als 1. Adresse) eingehen?
- Wo werden E-Mails aufbewahrt?
2.2.2 Gibt es eine Richtlinie, die das Vorgehen beschreibt?
- Richtlinie mit Bsp. und Verhaltensanweisungen
- Ja
- Nein
2.2.3 Wie wird die Einhaltung der Richtlinie überwacht?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
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2. Laufende Prozesse

2.3 Eingangsrechnungen in Papierform
2.3.1 Werden Einggangsrechnungen in Papierform digitalisiert (gescannt)?
- Ja
- Nein
2.3.2 Wo wird das das Papierdokument aufbewahrt und wie lange wird es aufbewahrt?
- Aufbewahrungsort; Zeitraum der Aufbewahrung?
2.3.2 Existieren Arbeitsanweisungen für den Digitalisierungsvorgang?
- Richtlinie mit Bsp. und Verhaltensanweisungen
2.3.3 Wie wird mit dem Papierdokument nach finaler Digitalisierung verfahren?
- Aufbewahrungsort; Zeitraum der Aufbewahrung?
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2. Laufende Prozesse

2.4 Ausgangsrechnungen
2.4.1 Wer ist verantwortlich für Erstellung der Rechnungen? Wie ist die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen (z.B. Vertrieb und Rechnungswesen) organisiert? (siehe ggf. ergänzend Abschnitt individuelle Schwerpunkte/ Prozesse)
- Gibt es eine gesonderte Emailadresse, auf der alle Rechnungen (als 1. Adresse) eingehen?
- Wo werden E-Mails aufbewahrt?
2.4.2 Sind die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung (Rechnungsinhalt) bekannt?
- Ja
- Nein
2.4.3 Regelmäßige Prüfung der (eigenen) Rechnungsangaben an die gesetzlichen Anforderungen
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
- Richtlinie mit Bsp. und Verhaltensanweisungen
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Fragebogen
2. Laufende Prozesse

2.5 Verwendung von Umsatzsteuerschlüsseln
2.5.1 Besteht eine Richtlinie / Matrix?
- Richtlinie mit Bsp. und Verhaltensanweisungen
- Ja
- Nein
2.5.2 Wie wird die Einhaltung der Richtlinie überwacht?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
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Fragebogen
2. Laufende Prozesse

2.6 Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen (USt-VA)
2.6.1 Wer ist verantwortlich? Vertreter?
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
- Sicherstellung Fristeinhaltung
2.6.2 Durchführung der USt-VA: manuell/Systemverprobung. Gibt es dazu eine Richtlinie?
- Richtlinie/Ablaufplan mit Bsp. und Verhaltensanweisungen
- Vorgabe/Muster für Verprobung
- Ja
- Nein
2.6.3 Wie wird die Einhaltung der Richtlinie / Matrix überwacht?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
2.6.4 Wie wird Berichtigungsbedarf ermittelt, bzw. was passiert bei Feststellung von Berichtigungsbedarf?
- Prozessbeschreibung einschließlich Einbeziehung von Geschäftsführern und ggf. externe Berater (ggf. unter Nutzung einer Skalierung)
2.6.5 Erfolgt eine gesonderte Überwachung von Vorsteuer-Korrekturen (§15a UStG)?
- Ja
- Nein
2.6.6 Wer ist verantwortlich? Vertreter?
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
- Sicherstellung Fristeinhaltung
2.6.7 Freigabe der Übermittlung und der Zahlung: Wer ist verantwortlich? Gibt es hier eine Funktionstrennung? Bestehen interne Meldepflichten an Abteilungsleiter / Geschäftsführer?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
- Regelung zu Unterrichtungsbedarf an Geschäftsführern
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Fragebogen
2. Laufende Prozesse

2.7 Erstellung Zusammenfassende Meldung (ZM)
2.7.1 Wer ist Verantwortlicher? Vertreter?
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
- Sicherstellung Fristeinhaltung
2.7.2 Durchführung der ZM: manuell / Systemverprobung. Gibt es dazu eine Richtlinie?
- Richtlinie mit Bsp. und Verhaltensanweisungen
- Ja
- Nein
2.7.3 Wie wird die Einhaltung der Richtlinie(n) überwacht?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
2.7.4 Wie wird Berichtigungsbedarf ermittelt, bzw. was passiert bei Feststellung von Berichtigungsbedarf?
- Prozessbeschreibung einschließlich Einbeziehung von GF und ggf. externe Berater (ggf. unter Nutzung einer Skalierung)
2.7.5 Freigabe der Übermittlung: Wer ist verantwortlich? Bestehen interne Meldepflichten an Abteilungsleiter / Geschäftsführer?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
- Regelung zu Unterrichtungsbedarf an GF
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Fragebogen
2. Laufende Prozesse

2.8 Erstellung von Intrastat-Meldungen
2.8.1 Wer ist verantwortlich? Vertreter?
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
- Sicherstellung Fristeinhaltung
2.8.2 Durchführung der Intrastat-Meldungen: manuell / Systemverprobung. Gibt es dazu eine Richtlinie?
- Richtlinie mit Bsp. und Verhaltensanweisungen
- Ja
- Nein
2.8.3 Wie wird die Einhaltung der Richtlinie(n) überwacht?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
2.8.4 Wie wird Berichtigungsbedarf ermittelt, bzw. was passiert bei Feststellung von Berichtigungsbedarf?
- Prozessbeschreibung einschließlich Einbeziehung von Geschäftsführern und ggf. externe Berater (ggf. unter Nutzung einer Skalierung)
2.8.5 Freigabe der Übermittlung: Wer ist verantwortlich? Bestehen interne Meldepflichten an Abteilungsleiter / Geschäftsführer?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
- Regelung zu Unterrichtungsbedarf an Geschäftsführer
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Fragebogen
2. Laufende Prozesse

2.9
2.9.1 Erfolgt eine regelmäßige Prüfung der Systembuchungen zur Umsatzsteuervoranmeldung, ZM und Intrastat und Abstimmung der einzelenen Meldungen miteinander?
- Ja
- Nein
2.9.2 Beschreibung Prüfungsprozess und Verantwortlichkeit (Vertreterregelung)
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
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Fragebogen
3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.1 Umsatzsteuerliche Organschaft
3.1.1 Sind die Voraussetzungen für das Vorliegen einer umsatzsteuerlichen Organschaft bekannt?
- Ja
- Nein
3.1.1.1 Übernimmt ein externer Dritter die Überwachung und Prüfung z.b. bei Änderung der Unternehmensstruktur und/oder bei Änderung der Geschäftsführung?
- Ja
- Nein
- Überwachung und Prüfung (z.B. durch entsprechend beauftragten StB)
3.1.1.2 Erfolgt eine Überwachung bei Änderung der Unternehmensstruktur und/oder bei Änderung der Geschäftsführung?
- Ja
- Nein
3.1.2 Beschreibung Prüfungsprozess und Verantwortlichkeit (Vertreterregelung)
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
- Ja
- Nein
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Fragebogen
3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.2 Registrierungen in anderen Ländern
3.2.1 Bestehen umsatzsteuerliche Registrierungen in anderen Ländern?
- Ja
- Nein
3.2.2 In welchen Ländern bestehen Registrierungen?
3.2.3 Wer ist für die Registrierung und USt-Deklaration in anderen Ländern verantwortlich?
- Abwägung Erforderlichkeit Registrierung / entsprechende Entscheidung, Zuständigkeiten
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Fragebogen
3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.3 Innergemeinschaftlicher Warenverkehr
3.3.1 Wer ist verantwortlich? Vertreter?
- Dokumentation der Verantwortlichen, deren Vertreter und entsprechende tatsächliche Umsetzung
3.3.2 Gibt es eine Richtlinie zur rechtlichen Einordnung/ Übernahme in die USt-Voranmeldung/ZM?
- Richtlinie/ Ablaufplan (insbesondere Workflow zur Dokumentation der Transportbelege)
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
- Sicherstellung Fristeinhaltung
- Ja
- Nein
3.3.3 Wie wird die Einhaltung der RL überwacht?
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
- Sicherstellung Fristeinhaltung
3.3.4 Sind die umsatzsteuerlichen Regelungen zur Behandlung von grenzüberschreitenden Lieferungen bekannt?
- Ja
- Nein
3.3.5 Wer ist für die Überwachung der Voraussetzungen für Steuerbefreiungen verantwortlich (zB. Nachweispflichten)
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
- Sicherstellung Fristeinhaltung
3.3.6 Erfolgen regelmäßige Schulungen?
- Schulung für neue Mitarbeiter
- Schulungen bei gesetzlichen Änderungen
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Fragebogen
3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.4 Ausfuhrlieferungen und Einfuhr
3.4.1 Wer ist verantwortlich? Vertreter?
Dokumentation der Verantwortlichen, deren Vertreter und entsprechende tatsächliche Umsetzung
3.4.2 Gibt es eine Richtlinie zur rechtlichen Einordnung / Übernahme in die USt-Voranmeldung / ZM?
- Richtlinie mit Bsp. und Verhaltensanweisungen (insbesondere Workflow zur Transport- und Zollbelegdokumentation)
- Ja
- Nein
3.4.3 Wie wird die Einhaltung der RL überwacht?
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
- Sicherstellung Fristeinhaltung
3.4.4 Sind die umsatzsteuerlichen Regelungen zur Behandlung von grenzüberschreitenden Ausfuhr- und Einfuhrlieferungen bekannt?
- Ja
- Nein
3.4.5 Wer ist für Überwachung der Voraussetzungen für Steuerbefreiungen verantwortlich (zB. Nachweispflichten; Abgaben)
- Verantwortlichkeit (z.B. externer Steuerberater) mit Vertretungsregeln
- Sicherstellung Fristeinhaltung
3.4.6 Erfolgen regelmäßige Schulungen?
- Schulung für neue Mitarbeiter
- Schulungen bei gesetzlichen Änderungen
- Ja
- Nein
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Fragebogen
3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.5 Grenzüberschreitende Dienstleistungen
3.5.1 Wer ist verantwortlich? Vertreter?
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
3.5.2 Gibt es eine Richtlinie zur rechtlichen Einordnung/ Übernahme in die USt-VA/ZM?
- Richtlinie mit Bsp. und Verhaltensanweisungen
- Ja
- Nein
3.5.3 Wie wird die Einhaltung der Richtlinie überwacht?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
3.5.4 Sind die umsatzsteuerlichen Regelungen zur Behandlung von grenzüberschreitenden Dienstleistungen bekannt?
- Ja
- Nein
3.5.5 Erfolgen regelmäßige Schulungen?
- Schulung für neue Mitarbeiter
- Schulungen bei gesetzlichen Änderungen
- Ja
- Nein
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Fragebogen
3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.6 Reihengeschäfte
3.6.1 Wer ist verantwortlich? Vertreter?
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
3.6.2 Gibt es eine Richtlinie zur rechtlichen Einordnung / Sicherstellung korrekte Übernahme in die Ust-VA/ZM?
- Richtlinie mit Bsp. und Verhaltensanweisungen
- Ja
- Nein
3.6.3 Wie wird die Einhaltung der RL überwacht?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
3.6.4 Sind die umsatzsteuerlichen Regelungen zu den Reihengeschäften bekannt?
- Ja
- Nein
3.6.5 Erfolgen regelmäßige Schulungen?
- Schulung für neue Mitarbeiter
- Schulungen bei gesetzlichen Änderungen
- Ja
- Nein
3.6.6 Übernimmt ein externer Dritter die umsatzsteuerliche Prüfung von Reihengeschäften?
- Prüfung umsatzsteuerliche Voraussetzungen (z.B. durch entsprechend beauftragten StB)
- Ja
- Nein
3.6.7 Wie erfolgt die Überwachung Zuordnung des Transports zur warenbewegten Lieferung?
- Workflow und "Gebrauchsanweisung" u.a. ggü. Einkauf, Vertrieb und Logistik
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Fragebogen
3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.7 Konsignationslager
3.7.1 Gibt es Vereinbarungen zu externen Lagern?
- Ja
- Nein
3.7.2 Wer ist verantwortlich? Vertreter?
- Verantwortlichkeit mit Vertretungsregelung
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Fragebogen
3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.8 Zölle / Zollager
3.8.1 Wer ist verantwortlich? Vertreter?
- Zuständigkeiten mit Vertretungsregelung
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Fragebogen
4. Steuererklärung (Jahreserklärung)

4.1 Fristen
4.1.1 Wer ist für die Einhaltung der fristgerechten Abgabe verantwortlich?
- konkrete Zuständigkeiten inkl. Vertretungsregelung
4.1.2 Wie wird die fristgerechte Einreichung der Steuererklärung sichergestellt?
- Richtlinie oder Ablaufplan
- ggf. automatische Erinnerung an den Zuständigen
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Fragebogen
4. Steuererklärung (Jahreserklärung)

4.2 Daten
4.2.1 Wer ist für die Sammlung der relevanten Informationen verantwortlich? Woher stammen diese Informationen? Soweit Erstellung durch Steuerberater: Wie gelangen die für die Erklärung notwendigen Informationen und Belege zum Steuerberater?
- konkrete Zuständigkeiten inkl. Vertretungsregelung
- Richtlinie oder Ablaufplan
- zentrale Stelle für Aufbewahrung relevanter Unterlagen
- vorgegebene Systemabrufe
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Fragebogen
4. Steuererklärung (Jahreserklärung)

4.3 Erstellung
4.3.1 Wer ist für die Erstellung der Steuererklärung verantwortlich? Wie erfolgt die Erstellung?
- konkrete Zuständigkeiten inkl. Vertretungsregelung
- Richtlinie oder Ablaufplan

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Fragebogen

1. Allgemeine USt

Verantwortung

Betriebsprüfungen

Absprachen mit dem Finanzamt

USt-Findungsprozesse (Bestand)

USt-Findungsprozesse (neue Fälle)

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2. Laufende Prozesse

2.1 Eingangsrechnungsprüfung

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2. Laufende Prozesse

2.2. Elektronische Rechnungen und Archivierung

Fragebogen

2. Laufende Prozesse

2.3 Eingangsrechnungen in Papierform

Fragebogen

2. Laufende Prozesse

2.4 Ausgangsrechnungen

Fragebogen

2. Laufende Prozesse

2.5 Verwendung von Umsatzsteuerschlüsseln

Fragebogen

2. Laufende Prozesse

2.6 Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen (USt-VA)

Fragebogen

2. Laufende Prozesse

2.7 Erstellung Zusammenfassende Meldung (ZM)

Fragebogen

2. Laufende Prozesse

2.8 Erstellung von Intrastat-Meldungen

Fragebogen

2. Laufende Prozesse

2.9

Fragebogen

3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.1 Umsatzsteuerliche Organschaft

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3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.2 Registrierungen in anderen Ländern

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3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.3 Innergemeinschaftlicher Warenverkehr

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3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.4 Ausfuhrlieferungen und Einfuhr

Fragebogen

3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.5 Grenzüberschreitende Dienstleistungen

Fragebogen

3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.6 Reihengeschäfte

Fragebogen

3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.7 Konsignationslager

Fragebogen

3. Individuelle Schwerpunkte / Prozesse

3.8 Zölle / Zollager

Fragebogen

4. Steuererklärung (Jahreserklärung)

4.1 Fristen

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4. Steuererklärung (Jahreserklärung)

4.2 Daten

Fragebogen

4. Steuererklärung (Jahreserklärung)

4.3 Erstellung