GoBD-Update: Systemwechsel, Systemänderung und Outsourcing
Systemwechsel, Systemänderung und Outsourcing
Im Rahmen der Digitalisierung und den damit einhergehenden Überlegungen zu zukunftsfähigen Strategien kommt es häufig zu einem Wechsel eines Systems oder zu Änderungen im bestehenden System. Darüber hinaus besteht auch de Möglichkeit die Daten außerhalb Deutschlands aufzubewahren und somit zu verlagern. Der letztgenannte Vorgang sollte allerdings in Rücksprache des steuerlichen Beraters erfolgen, da hierzu ggf. ein Antrag bei der Finanzverwaltung gestellt werden muss. Erst nach dessen Genehmigung ist eine Auslagerung vorzunehmen, da es ansonsten zu empfindlichen Strafen kommen kann.
Im Fall eines solchen Systemwechsels, einer Systemänderung oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem müssen darüber hinaus GoBD-spezifische Anforderungen erfüllt werden.
Die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems muss über die Dauer der Aufbewahrungspflicht vorgehalten werden. Das heißt, dass das alte System zumindest in der Form weiter gepflegt werden muss, dass im Rahmen der Aufbewahrungspflicht jederzeit darauf zugegriffen werden kann.
Alternativ besteht die Möglichkeit die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System zu überführen.
Wenn Daten in ein Archivsystem ausgelagert werden oder ein Systemwechsel (Migration) stattfindet, sind auch weiterhin quantitativ und qualitativ die gleichen Auswertungen in der Art zu ermöglichen, als wären die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten noch im Produktivsystem enthalten.
Unsere Experten…
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