Tax Tech: Robotic Process Automation (RPA) in der Steuerberatung
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation (kurz: RPA) kann mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung übersetzt werden. Damit können wiederkehrende Abläufe durch sog. Bots automatisiert werden. Das bedeutet, dass Tätigkeiten, die manuell durchgeführt werden, zeitintensiv sind und aufgrund der monotonen Arbeit eine hohe Fehleranfälligkeit aufweisen, durch solche Bots automatisiert erledigt werden können.
Robotic Process Automation (RPA) in der Steuerberatung
Der Einsatz in der Steuerberatung dieser Software-Roboter hat einen gr0ßen Vorteil: Es sind im Vorfeld keine großen Anstrengungen erforderlich, um die Bots zu integrieren. Der Bot wird auf Basis der bestehenden Systeme und Prozesse aufgesetzt und bewegt sich auf der gleichen Benutzeroberfläche wie der Mensch. Dies verringert die Einstiegshürde und erhöht gleichzeitig die Produktivität.
Lediglich zwei Voraussetzungen sind zu beachten: Der Bot kann nur Aufgaben erledigen, die digital vorliegen und zudem klar definierten Regeln unterliegen.
Digitaler Steuerassistent
Durch intelligente Integration in die Kanzleiabläufe entwickelt sich der Bot zum digitalen Steuerassistenten. Dabei werden zahlreiche Tätigkeiten, die immer den gleichen Regeln folgen, wiederkehrend sind und lediglich sog. Klickarbeit darstellen, vom Bot übernommen. Dies führt zu mehr Freiräumen und der Konzentration auf die fachlich anspruchsvollen Tätigkeiten aller Personen in der Steuerberatung.
Der digitale Mitarbeiter bei Müller Blum
Als Kanzlei an der Schnittstelle zwischen Steuerrecht und IT sehen wir in der Nutzung von digitalen Lösungen große Vorteile. Aus diesem Grund haben wir bereits einige Prozesse identifiziert, die durch einen Bot übernommen werden können. Für eine professionelle Implementierung haben wir dabei mit der cronos automation gmbh einen starken Partner an unserer Seite, mit dem wir die ersten Anwendungsszenarien in der Praxis umgesetzt haben.
Das Onboarding von Neumandanten stellt in jeder Kanzlei einen hohen Administrationsaufwand dar, der viele humane Ressourcen bindet. Dabei handelt es sich eigentlich um einen Prozess, der größtenteils – auch bei allen Arten von Neumandaten – den gleichen Regeln und Abläufen folgt. Folglich haben wir diesen Vorgang in unserer Kanzlei komplett automatisiert, sodass diese Tätigkeit nun von einem Bot erledigt wird. Dies hat nicht zur Folge, dass der erste Kontakt mit unserer Kanzlei mit einem Roboter erfolgt, vielmehr haben wir nun mehr Ressourcen, um uns für diesen ersten persönlichen Kontakt mehr Zeit zu nehmen, um so die Bedürfnisse vor der Zusammenarbeit klar zu definieren. Ist die Entscheidung für eine Zusammenarbeit getroffen, kommt unser digitaler Steuerassistent ins Spiel und erledigt sämtliche administrativen Tätigkeiten, die vor Beginn eines Mandatsverhältnisses durchgeführt werden müssen. Somit werden keine humanen Ressourcen gebunden, was zur Folge hat, dass dieser Prozess sofort und schnell erledigt werden kann und dabei mögliche Fehler durch reine Datenübertragungen ausgeschlossen werden.
Nachdem dieser Prozess gezeigt hat, dass der intelligente Einsatz eines sog. Bots in der Praxis einerseits sehr gut funktioniert und zudem zu hohen Effizienzgewinnen führt, arbeiten wir gemeinsam mit der cronos automation gmbh bereits an der Umsetzung weiterer Anwendungsszenarien.
Ihr digitaler Assistent in ihrem Unternehmen
Die Erfahrungen, die wir mit dem Einsatz von Software-Robotern in unserer eigenen Kanzlei sammeln, setzen wir in einem weiteren Schritt auch in der Beratung unserer Mandanten ein: Denn die Voraussetzungen für die digitale Technologie Robotic Process Automation (RPA) liegen in allen Unternehmen vor. Dabei identifizieren wir gemeinsam mit unserem Partner potentielle Prozesse, die gut geeignet sind und begleiten bei der Umsetzung und der praktischen Anwendung.
