In Belege online können Belege bearbeitet, zur Zahlung vorbereitet oder direkt gezahlt werden.

  1. Wählen Sie auf der Startseite Übersicht unter den Anwendungen Belege

Sie gelangen so auf die Startseite Belege und können hier Ihre Belege bearbeiten:

2. Es öffnet sich die Belegübersicht:

  • In der Belegübersicht haben Sie oben einige Filterfunktionen, die Sie z.B. zur Suche verwenden können (Erläuterungen siehe unten)
  • In der Belegübersicht haben Sie rechts ein Vorschaufenster, wenn Sie einen Beleg wählen

3. In der Belegübersicht können Sie die Belege bearbeiten, wie bspw. Heften, Entheften oder den Belegtyp ändern

(–> rechte Maustaste und Aktion auswählen).

4. Über die Kopfleiste in der Belegübersicht können Sie weitere Aktionen vornehmen:

a.  Ansicht ändern: Sie haben die Wahl zwischen der Listenansicht und der Symbolansicht

b. Erweiterte Suche: Hier haben Sie die Möglichkeit in den einzelnen Spalten zu suchen:

c. Weitere Aktionen: Wenn Sie einen oder mehrere Beleg(e) auswählen, können Sie über „Weitere Aktionen“

  • die Belegdaten festschreiben,
  • Bezahltstatus ändern,
  • Gebucht-Kennzeichen aufheben oder
  • Belege an „Meine Steuern“ übergeben.

d. Exportieren: Über den blauen Pfeil können Sie einen csv-Export erstellen

e. Weitere Aktionen: Über die weiteren Aktionen, können Sie

  • Belege löschen
  • Belege in einen anderen Ordner verschieben (siehe unten)
  • Belegtyp ändern
  • Belege heften oder entheften

Diese Aktionen können Sie auch über die rechte Maustaste vornehmen, wenn Sie einen oder mehrere Beleg(e) ausgewählt haben.

5. Belege detaillierter bearbeiten:

Wählen Sie einen oder mehrere Beleg(e) aus und gehen Sie auf Bearbeiten:

–> Es öffnet sich die Erfassung:

  • Im linken Fenster sehen Sie den Beleg als Vorschau.
    • Der Beleg ist teilweise grün und/oder orange markiert.
    • Die Markierungen entsprechen den gefüllten Felder im rechten Fenster, der Erfassungsmaske.
    • = grün markiert: Information wurde sicher erkannt
    • = orange markiert: Information wurde erkannt, aber ist zu überprüfen.
  • Im rechten Fenster sehen Sie die Erfassungsmaske und können hier sämtliche Beleginformationen erfassen sowie den Beleg zur Bezahlung bereitstellen (Überweisungsträger erstellen)
    • Belegtyp ist hier nochmals änderbar
    • Belegdaten erfassen
    • Notiz hinzufügen (–> ist in ReWe bei Bearbeitung für Kanzlei-Mitarbeiter sichtbar)
    • Zahlungsbedingungen und Zahlungsdaten hinterlegen
    • Belegstatus bearbeiten

6. In der Kopfleiste können zudem weitere Einstellungen Aktionen vorgenommen werden:

  • Dokument drehen
  • Dokument herunterladen
  • PDF-Datei drucken
  • Als E-Mail versenden (Erläuterung siehe unten)
  • Beleg-ID kopieren
  • Einstellung: Immer auf Seitenbreite

Die Aktion „Als E-Mail versenden“ ist insbesondere dann sehr relevant, wenn Sie über DUo Ihre Rechnungsprüfung vornehmen und bei nicht korrekten Rechnungen, diese an Ihre Lieferanten direkt zusenden.

HINWEIS: Bei diesem Vorgehen, ist Rücksprache mit Ihrem Ansprechpartner aus der Kanzlei zu halten, damit dieser über diese Vorgehensweise informiert ist. Gleichzeitig sollten Sie eine Information im Notizfeld hinterlassen.

7. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, gehen Sie auf „Speichern und weiter“.