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GoBD-Update: Der Nutzen einer Verfahrensdokumentation

Finanzämter fordern Verfahrensdokumentationen

Auch wenn das Erfordernis zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation bereits seit vielen Jahren besteht, ist die Vorlage einer Verfahrensdokumentation im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung erst seit wenigen Jahren die Regel.

Ohne Verfahrensdokumentation…

…liegt grundsätzlich kein formeller Mangel vor, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann, wenn aufgrund des Fehlens die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist. Dieses Argument wird bei zunehmender Digitalisierung immer schwächer. Nutzen Sie also IT-gestützte Prozesse, ist eine Verfahrensdokumentation unverzichtbar.

IT-gestützte Prozesse können sein:

  • Verwendung eines elektronischen Kassensystems/ einer Registrierkasse
  • Erhalt und Versand von Rechnungen per E-Mail
  • Digitalisierung von Unterlagen durch Einscannen oder Abfotografieren mit einem Smartphone
  • Erfassung der Arbeitszeiten in einem System
  • Verwendung eines Warenwirtschaftssystems
  • Dauerhafte Aufbewahrung und Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form
  • Etc.

Einsparungen in vielen Bereichen möglich

In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. In vielen kleinen und mittleren Betrieben (KMU) sind sie nur mündlich erteilt oder es gibt nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen. Die vorhandenen Dokumente und das vorhandene Wissen sind zur Erstellung einer wirklichkeitsnahen Verfahrensdokumentation unbedingt notwendig.

Richtig umgesetzt, stellt das Verlangen der Finanzverwaltung, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen, für alle Unternehmen eine große Chance dar. Können doch durch Prozessbeschreibungen, Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht, Strukturen und Zuständigkeiten durchdacht und schließlich schriftlich festgehalten werden.

Ihre Vorteile

  • Schnellere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
  • Einheitliche Standards in allen Abteilungen
  • Durchleuchtung bestehender Prozesse auf Optimierungspotentiale

Unsere Experten…

…unterstützen Sie bei der Einführung und Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Im Rahmen von mehreren Projekten haben wir bereits zahlreiche Unternehmen bei der Einführung und Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation nach GoBD unterstützt.