GoBD Fragebogen DUO

Herzlich Willkommen!

Als Vorreiter in Ihrer Branche haben Sie Ihre Buchhaltungs- und Steuerprozesse digital abgebildet und haben somit die Basis für ein zukunftsfähiges Unternehmen gelegt.

Im nächsten Schritt erfolgt die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zur Dokumentation Ihrer Finanzprozesse und Erfüllung der finanzbehördlichen Pflichten.

Für einen optimalen Ablauf haben wir diesen Fragebogen entwickelt, der Ihnen Zeit und Ressourcen bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation spart.
Wir bitten Sie uns diesen Fragebogen komplett ausgefüllt abzusenden, um Sie bei der Erstellung unterstützen zu können.

Hinweis:
Sollten Sie einige Fragen nicht beantworten können, dann überspringen Sie diese und senden uns den Fragebogen trotzdem zu. Zur Klärung dieser Fragen, wird sich im Nachgang ein Mitarbeiter melden, der mit Ihnen alle Punkte gemeinsam durchgeht.

Kontaktdaten
Firmen- und Adressdaten
Firmenname / Name des*r Unternehmers*in Straße, Hausnummer Ort Bundesland PLZ Land

Geschäftsführung / Unternehmer*in

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Vorname	Name	Zuständigkeit im Unternehmen

Unternehmensbeschreibung
Bitte beschreiben Sie hier Ihre Branche und Ihre Unternehmenstätigkeit:

Branche (z.B. Transport und Logistik) Tätigkeit (z.B. Transporte von Paketen innerhalb Deutschlands)
Bitte laden Sie hier Ihr Organigramm und ggf. weitere organisatorische Unterlagen hoch:
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Max. Dateigröße: 128 MB.
Ansprechpartner im Unternehmen für Rückfragen
Vorname Nachname Funktion Im Unternehmen
E-Mail-Adresse Ansprechpartner
E-Mail eingeben E-Mail bestätigen

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Rechtliche Grundlagen
Aufbewahrung von Unterlagen und Dokumenten
Bitte geben Sie an, wo Sie Ihre steuerlich relevanten Unterlagen aufbewahren bzw. speichern:
- Ich speichere und archiviere alle steuerlich relevanten Unterlagen in Datev Unternehmen online (DUO)
- Ich speichere und archiviere Unterlagen in Datev Unternehmen online (DUO) und zusätzlich bzw. ergänzend in einem anderen System, und zwar:
- Ich speichere und archiviere Unterlagen in folgendem System:

Bitte geben Sie hier an, in welchem/n System/en Sie Ihre steuerlich relevanten Unterlagen zusätzlich bzw. ergänzend zu DUO speichern und archivieren:

Bitte beachten Sie, dass die Speicherung von Unterlagen außerhalb Deutschlands einer Verlagerung der Buchführung gleichgestellt wird. Dies hat zur Folge, dass Sie einen schriftlichen Antrag bei der Finanzverwaltung zur Speicherung Ihrer Unterlagen außerhalb des Inlands stellen müssen, da das deutsche Recht im Grundsatz vorsieht, dass Belege im Inland aufzubewahren sind.

System/Software	Ausführliche Informationen (Version, etc.)	Wo werden die Daten gespeichert (Deutschland oder Ausland)?

Hier haben Sie die Möglichkeit Programm-/Softwarebeschreibungen hochzuladen
Bewahren Sie Unterlagen aufgrund von elektronischer Speicherung auch außerhalb Deutschlands auf, laden Sie bitte hier auch die Erlaubnis der Finanzverwaltung hoch, welche Sie auf Antrag erhalten haben.
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Max. Dateigröße: 128 MB.

Bitte geben Sie hier an, in welchem/n System/en Sie Ihre steuerlich relevanten Unterlagen speichern und archivieren:

System/Software	Ausführliche Informationen (Version, etc.)	Wo werden die Daten gespeichert (Deutschland oder Ausland)?

Hier haben Sie die Möglichkeit Programm-/Softwarebeschreibungen hochzuladen
Bewahren Sie Unterlagen aufgrund von elektronischer Speicherung auch außerhalb Deutschlands auf, laden Sie bitte hier auch die Erlaubnis der Finanzverwaltung hoch, welche Sie auf Antrag erhalten haben.
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Max. Dateigröße: 128 MB.
Digitalisierung von Papierunterlagen
- Sämtliche Unterlagen, die in Papier eingehen und steuerliche Relevanz besitzen, werden digitalisiert. Evtl. eingehende Papierunterlagen werden nach dem Digitalisierungsvorgang dem weiteren Bearbeitungsprozess entzogen und in den Räumlichkeiten des Unternehmens aufbewahrt.
- Anderes Vorgehen und zwar:
Bitte beschreiben Sie hier wie Sie mit Papierunterlagen nach vorgenommener Digitalisierung vorgehen:
Benutzen Sie eine unternehmenseinheitliche Vorlage/Arbeitsanweisung zur Digitalisierung von Dokumenten?
- Nein, es werden keine Vorlagen eingesetzt
- Ja, es werden einheitliche Vorlagen, an die sich jeder Mitarbeiter halten muss, eingesetzt
Bitte laden Sie hier Ihre Vorlage/Arbeitsanweisung zur Digitalisierung von Papierunterlagen hoch:
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Prozess: Kreditoren (Eingangsrechnungen)
Diese Abbildung stellt den bei der Nutzung von DATEV Unternehmen online Musterprozess im Umgang mit Kreditoren dar. Sollte dieser Prozess von Ihrem Vorgehen abweichen, beschreiben Sie Sie bitte im Weiteren Ihre Abweichungen bzw. Ihren individuellen Prozess.
- Der oben abgebildete Prozess entspricht meinem Umgang mit meinen Kreditoren.
- Der oben dargestellte Prozess weicht von meinem Umgang mit meinen Kreditoren teilweise bzw. ganz ab.
Sie haben angegeben, dass Ihr Prozess von dem dargestellten Musterprozess teilweise oder ganz abweicht. Bitte beschreiben Sie hier Ihre Abweichungen bzw. Ihr Vorgehen:

Bitte geben Sie hier die E-Mail-Adresse(n) ein, auf welcher Sie elektronische Rechnungen empfangen:

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Haben Sie die oben angegebenen E-Mail-Adressen mit DATEV Unternehmen online (DUo) verknüpft, sodass Sie die Rechnungen direkt per Weiterleiten in DUo ablegen?
Diese Funktion wird in DUo "Upload Mail" bezeichnet.
Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: https://www.datev.de/web/de/aktuelles/datev-news/datev-upload-mail/
- Nein
- Ja
- Ja, aber nur folgende E-Mail-Adresse(n):

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Werden elektronische Rechnungen auch in Online-Portalen empfangen?
Insbesondere Telefonanbieter stellen Ihre Rechnungen oftmals in Online-Portalen zur Verfügung, welche man sich dann manuell herunterladen muss.
- Nein
- Ja
Bitte listen Sie hier die Online-Portale auf, in denen Sie elektronische Rechnungen zur Verfügung gestellt bekommen und beschreiben Sie bitte, wer diese Dokumente herunterlädt bzw. wie dies erfolgt (z.B. via getmyinvoices) und in welchem Turnus dies erledigt wird (z.B. täglich, monatlich, ...)
Laden Sie Belege auch über die App "DATEV Upload mobil" hoch, indem Sie Ihre Belege abfotografieren und direkt in DUo hochladen?
- Nein
- Ja
Benutzen Sie eine unternehmenseinheitliche Arbeitsanweisung/Checkliste zur Rechnungsprüfung?
- Nein, es wird keine unternehmenseinheitliche Arbeitsanweisung/Checkliste zur Rechnungsprüfung genutzt
- Ja, es wird eine unternehmenseinheitliche Arbeitsanweisung/Checkliste zur Rechnungsprüfung, die jedem zuständigen Mitarbeiter vorliegt, genutzt
Bitte laden Sie hier Ihre Arbeitsanweisung/Checkliste zur Rechnungsprüfung hoch:
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Max. Dateigröße: 128 MB.
Wie oft laden Sie Ihre Eingangsrechnungen (Kreditoren) in DUo hoch und bearbeiten diese Unterlagen?
- täglich
- wöchentlich
- monatlich
- immer, wenn ich eine Rechnung erhalte lade ich diese hoch und bearbeite sie gleich
- anderer Turnus und zwar:

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Prozess: Kassenbuch
Führen Sie ein Kassenbuch?
- Nein
- Ja
Führen Sie Ihr Kassenbuch in Datev Unternehmen online (DUo)?
- Nein
- Ja
Diese Abbildung stellt den Musterprozess zur Kassenführung in DATEV Unternehmen online (DUo) dar. Sollte dieser Prozess von Ihrem Vorgehen abweichen, beschreiben Sie Sie bitte im weiteren Ihre Abweichungen bzw. Ihren individuellen Prozess.
- Der oben abgebildete Prozess entspricht meiner Kassenbuchführung in DUo
- Der oben dargestellte Prozess weicht von meiner Kassenbuchführung in DUo teilweise bzw. ganz ab.
Sie haben angegeben, dass Ihr Prozess von dem dargestellten Musterprozess teilweise oder ganz abweicht. Bitte beschreiben Sie hier Ihre Abweichungen bzw. Ihr Vorgehen:
Laden Sie Belege auch über die App "DATEV Upload mobil" hoch, indem Sie Ihre Belege abfotografieren und direkt in DUo hochladen?
- Nein
- Ja
Sie haben angegeben, Ihr Kassenbuch nicht mit Datev Unternehmen online (DUo) zu führen. Bitte beschreiben Sie hier mit welchem System Sie Ihre Kasse führen und beschreiben Sie bitte Ihren Prozess bzw. Ihren Ablauf. Gerne können Sie auch eine Prozessbeschreibung oder andere Unterlagen hierzu hochladen:
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Haben Sie eine separate Verfahrensdokumentation zur Kassenführung?
- Nein
- Ja
Bitte laden Sie hier Ihre Verfahrensdokumentation zur Kassenführung hoch:
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Haben Sie eine Kassieranweisung für Ihre Mitarbeiter?
- Nein, da ich keine Mitarbeiter habe
- Nein
- Ja
Bitte laden Sie hier Ihre Kassieranweisung hoch.
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Haben Sie eine Handlungsanweisung (für Ihre Mitarbeiter) beim Eintritt einer Kassen-Nachschau?
- Nein
- Ja
Bitte laden Sie hier Ihre Handlungsanweisung zur Kassen-Nachschau hoch:
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In welchem Turnus führen Sie Ihre Kasse?
- täglich
- wöchentlich
- monatlich
- immer, wenn ein Beleg vorliegt, lade ich diesen hoch und bearbeite ihn gleich
- anderer Turnus und zwar:

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Prozess: Debitoren (Rechnungsausgang)
Schreiben Sie Ihre Rechnungen an Ihre Kunden mit Datev Unternehmen online (DUo)?
- Nein
- ja
Diese Abbildung stellt den Musterprozess zur Rechnungsschreibung über Datev Unternehmen online (DUo) dar.
- Der oben abgebildete Prozess entspricht meinem Vorgehen zur Rechnungsschreibung in DUo
- Der oben abgebildete Prozess weicht von meinem Vorgehen zur Rechnungsschreibung in DUo teilweise oder ganz ab
Sie haben angegeben, dass Ihr Prozess von dem dargestellten Musterprozess teilweise oder ganz abweicht. Bitte beschreiben Sie hier Ihre Abweichungen bzw. Ihr Vorgehen:
Sie haben angegeben, Ihre Rechnungen nicht mit Datev Unternehmen online (DUo) zu schreiben. Bitte beschreiben Sie hier mit welchem System Sie Ihre Rechnungen schreiben und bilden Sie bitte Ihren Prozess bzw. Ihren Ablauf ab. Gerne können Sie auch eine Prozessbeschreibung oder andere Unterlagen hierzu hochladen:
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In welchem Turnus schreiben Sie Ihre Rechnungen fest und stellen Sie Ihrem Steuerberater bereit?
- täglich
- wöchentlich
- monatlich
- immer, wenn ich eine Rechnung an meine Kunden versenden, schreibe ich diese fest und stelle Sie meinem Steuerberater bereit
- anderer Turnus und zwar:

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Prozess: Lohn
Fallen in Ihrem Unternehmen Lohnabrechnungen an?
- Nein
- Ja
Bitte geben Sie an, wie Sie die Erstellung Ihrer Lohnabrechnung erledigen lassen:
- Erstellung erfolgt durch Müller Blum
- Erstellung erfolgt durch Taxmaro (Taxmaro ist Kooperationspartner von Müller Blum)
- Erstellung erfolgt durch einen anderen Anbieter und zwar:
Die Erstellung Ihrer Lohnabrechnungen erfolgt durch die Kanzlei Müller Blum. Bitte geben Sie an, ob Sie zur Lohn-Vorerfassung eine excel-Vorlage nutzen:
- Nein, zur Lohnvorerfassung nutze ich keine excel-Vorlage
- Ja, zur Lohnvorerfassung nutze ich eine von der Kanzlei bereitgestellte excel-Vorlage, in die ich monatlich alle Lohndaten eingebe
Sind bei der Erstellung weitere Informationen notwendig, wie z.B. Stundenzettel, excel-Vorerfassungsvorlagen oder sonstige individuelle Informationen werden diese wie folgt weitergegeben:
- per E-Mail
- per Fax
- per Post
- telefonisch
- Sonstiges und zwar:

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Weitere Prozesse
In meinem Unternehmen existieren weitere steuerlich relevante Prozesse:
Steuerlich relevante Prozesse sind Abläufe im Unternehmen, die steuerliche Relevanz besitzen, weil Daten, Unterlagen oder Informationen dieser Prozesse möglicherweise in die Buchhaltung, den Jahresabschluss oder die Steuererklärungen des Unternehmens fließen können. Aus diesem Grund sind solche Vorgänge ebenfalls im Rahmen einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben
- Reisekostenabrechnung von Außendienstmitarbeitern
- Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Lieferanten und Kunden
- Erstellung von Arbeitsverträgen
- Weitere und zwar:

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Hier haben Sie die Möglichkeit zu den oben angegebenen Prozessen weitere Informationen hinzuzufügen bzw. diese zu beschreiben sowie Unterlagen hierzu hochzuladen:
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Technische Systemdokumentation
Hardware

Bitte listen Sie Ihre im Einsatz befindliche IT-Hardware auf, die Sie für die Bearbeitung Ihrer buchhalterischen und steuerlichen Prozesse einsetzen:

Hierbei handelt es sich z.B. um den von Ihnen eingesetzten Laptop oder Drucker/Scanner.
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Art (z.B. Laptop)	Marke (z.B. HP)	Benutzer (z.B. Herr Müller)	Abteilung/Funktion im Unternehmen (z.B. Rechnungswesen, Kreditorenbuchhalter)

Software

Gemäß Ihren bereits getätigten Angaben benötigen wir noch folgende Informationen von Ihnen:
Kasse:
Sie haben angegeben, dass Sie ein Kassenbuch führen, dafür aber nicht Datev Unternehmen online (DUO) nutzen. Bitte beschreiben Sie Ihre Software, welche Sie hierfür nutzen mit Angabe des Herstellers und laden Sie die dazugehörige Programmbeschreibung bzw. das Softwarehandbuch hoch:
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Max. Dateigröße: 128 MB.
Bitte beschreiben Sie für die Software zur Kassenführung auch den Vorgang der Datensicherung und gehen Sie dabei bitte auch auf Häufigkeit und Art und Weise der Datensicherung ein:
Rechnungsschreibung (Debitoren):
Sie haben angegeben, dass Sie Ihre Rechnungen NICHT mit Datev Unternehmen online (DUo) schreiben. Bitte geben Sie hier Ihre Software an, welche Sie für die Rechnungsschreibung nutzen und machen Sie bitte Angaben zum Hersteller und laden Sie die dazugehörige Programmbeschreibung bzw. das Softwarehandbuch hoch:
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Max. Dateigröße: 128 MB.
Bitte beschreiben Sie für die Software zur Rechnungsschreibung auch den Vorgang der Datensicherung und gehen Sie dabei bitte auch auf Häufigkeit und Art und Weise der Datensicherung ein:
Lohnabrechnungen:
Sie haben angegeben, dass Sie Ihre Lohnabrechnungen von einem anderen Dienstleister erstellen lassen. Bitte geben Sie an, welche Software Ihr Dienstleister hierfür verwendet und laden Sie die ggf. Programmbeschreibungen bzw. das Softwarehandbuch hoch:
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Max. Dateigröße: 128 MB.
Datensicherungen:
Sie verwenden DATEV Unternehmen online (DUo) sowie ggf. die weiteren oben angegebenen Software-Lösungen. Werden dabei Daten/Unterlagen gesichert zusätzlich zu den oben bereits beschriebenen Vorgehen (z.B. zusätzlich auf einer externen Festplatte)?
- Nein
- Ja
Bitte beschreiben Sie den Vorgang weiteren Ihrer internen Sicherung und gehen Sie dabei auf Häufigkeit und Art und Weise Ihrer Sicherung ein:
Externer IT-Dienstleister:
Erfolgt die Betreuung Ihrer IT durch einen externen ganz oder teilweise zusätzlich durch einen externen Dienstleister?
- Nein
- Ja
Bitte geben Sie hier die Kontaktdaten Ihres externen IT-Dienstleisters an:
Firmenname Adresse, Hausnummer Ort Bundeslang PLZ Land
Werden Software-Updates durch den externen IT-DIenstleister durchgeführt?
- Nein
- Ja
Erfolgt die Neu-Anschaffung von Hard- und/oder Software nach Rücksprache mit dem externen IT-Dienstleister?
- Nein
- Ja

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Kontrollmechanismen / Internes Kontrollsystem (IKS)
Das Interne Kontrollsystem (IKS) dient der Identifikation und Beschreibung der steuerrelevanten Prozesse, der Installation von Instrumenten zur Einhaltung der steuerlichen Gesetzmäßigkeit auf dem gesamten Prozess und der regelmäßigen Kontrolle und deren Dokumentation, ob der beschriebene Prozess noch die tatsächlichen Gegebenheiten widerspiegelt und die Instrumente ordnungsgemäß ihren Dienst verrichten.
Zur Abbildung dieses Prozesses haben wir Ihnen eine Vorlage zum Download und Ausfüllen bereitgestellt, die mögliche Prozessschritte vorgibt. Bitte passen Sie diese Vorlage auf Ihre Bedürfnisse an und vervollständigen Sie die Felder.
HIER VORLAGE DOWNLOADEN
Nachdem Sie die Vorlage ausgefüllt haben, laden Sie das ausgefüllte Dokument bitte hier wieder hoch:
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Max. Dateigröße: 128 MB.

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Abschließend haben Sie noch die Möglichkeit Ihre Fragen zu stellen, etwas zu ergänzen oder weitere Unterlagen hochzuladen:
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Akzeptierte Dateitypen: pdf, zip, jpg, png, jpeg, Max. Dateigröße: 128 MB, Max. Dateien: 100.
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Rechtliche Grundlagen

Prozess: Kreditoren (Eingangsrechnungen)

Prozess: Kassenbuch

Prozess: Debitoren (Rechnungsausgang)

Prozess: Lohn

Weitere Prozesse

Technische Systemdokumentation

Hardware

Software

Gemäß Ihren bereits getätigten Angaben benötigen wir noch folgende Informationen von Ihnen:

Kasse:

Rechnungsschreibung (Debitoren):

Lohnabrechnungen:

Datensicherungen:

Externer IT-Dienstleister:

Kontrollmechanismen / Internes Kontrollsystem (IKS)

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