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GoBD Check

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  • Dieser GoBD Check ist in 3 Hauptbestandteile gegliedert:


    > Allgemeine Angaben
    > GoBD Checkliste
    > Unternehmensangaben

  • 1. Allgemeine Angaben

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  • 2. GoBD Checkliste

  • Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen


    Was sagen die GoBD?

    Aufzeichnungen sind nicht an ein bestimmtes System gebunden. Aber die Dokumentation der Geschäftsvorfälle muss fortlaufend, vollständig und richtig sein.
    Einmal gespeicherte Aufzeichnungen müssen gegen Veränderung oder Löschung geschützt sein. Änderungen sind möglich und erlaubt, müssen aber nachvollziehbar durch Stornierungen und Neubuchungen vorgenommen weden.

    Digitale Aufzeichnungen

    Durch Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen muss sichergestellt sein, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können.
    Alle für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten, sowie deren Historisierung und Programme, sind zu speichern.

    Fragen
    Bitte beantworten Sie folgende Fragen und erläutern Ihre Antwort (z.B. an einem Beispiel):
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  • 2. GoBD Checkliste

  • Datensicherheit


    Was sagen die GoBD?

    Steuerrelevante Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme) sind gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderung zu schützen. Es ist z.B. mit einem unternehmesinternen Berechtigungskonzept sicherzustellen, dass Daten auch nur von den zuständigen Mitarbeitern eingesehen werden. Dieses Vorgehen bzw. dieses Konzept ist zu beschreiben. Die Ausgestaltung der Beschreibung kann individuell (abhängig von Komplexität und Diversifikation der Geschäftsvorfälle, der Organisationsstruktur und des eingesetzten DV-Systems) vorgenommen werden.

    Fragen
    Bitte beantworten Sie folgende Fragen und erläutern Ihre Antwort (z.B. an einem Beispiel):
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  • 2. GoBD Checkliste

  • Unveränderbarkeit


    Was sagen die GoBD?

    Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden. Spätere Änderungen sind so vorzunehmen, dass Folgendes erkennbar bleibt:
    - sowohl der ursprüngliche Inhalt
    - als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden.
    Die reine Ablage von Daten und Dokumenten in einem reinen Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht! Hierunter fällt z.B. die Ablage in einer Explorer-Struktur.

    Fragen
    Bitte beantworten Sie folgende Fragen und erläutern Ihre Antwort (z.B. an einem Beispiel):

  • Welche Komponenten werden zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit von Daten verwendet?

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  • 2. GoBD Checkliste

  • Anforderungen an die Aufbewahrung


    Was sagen die GoBD?

    Der sachliche Umfang der Aufbewahrungspflicht besteht im Umfang der Aufzeichnungspflicht. Im DV-System erzeugte Dokumente sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (E-Mails!). Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall und Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
    Die Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung, gegen Verlust zu sichern. Bei Einsatz von Kryptografietechniken (z.B. Passwortschutz) ist sicherzustellen, dass die verschlüsselten Unterlagen im DV-System in entschlüsselter Form zur Verfügung stehen. Werden Unterlagen konvertiert in ein unternehmenseigenes Inhouse-Format sind beide Versionen zu archivieren. Geschäftsvorfälle müssen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist progressiv und retrograd prüfbar bleiben.

    Fragen
    Bitte beantworten Sie folgende Fragen und erläutern Ihre Antwort (z.B. an einem Beispiel):
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  • 2. GoBD Checkliste

  • Systemwechsel, Systemänderungen und Auslagerungen


    Was sagen die GoBD?

    Im Fall eines Systemwechsels, einer Systemänderung oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem
    - muss die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems über die Dauer der Aufbewahrungspflicht vorgehalten werden oder
    - müssen die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System überführt werden.
    Wenn Daten in ein Archivsystem ausgelagert werden oder ein Systemwechsel (Migration) stattfindet, sind auch weiterhin quantitativ und qualitativ die gleichen Auswertungen in der Art zu ermöglichen, als wären die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten noch im Produktivsystem enthalten.

    Fragen
    Bitte beantworten Sie folgende Fragen und erläutern Ihre Antwort (z.B. an einem Beispiel):

    Im Fall eines Systemwechsels, einer Systemänderung oder einer Auslagerung (Outsourcing) von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem…
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  • 2. GoBD Checkliste

  • Datenzugriff


    Was sagen die GoBD?

    Die Finanzverwaltung hat ein Recht auf Datenzugriff im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung (§ 147 Abs. 6 AO). Bereitzustellen sind insbesondere Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung sowie aller Vor- und Nebensysteme (steuerrelevante Daten!).
    Neben den eigentlichen Daten sind auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung zu stellen, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und die für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind. Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde drei gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung:
    - Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
    - Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
    - Datenträgerüberlassung (Z3)

    Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen. Falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.