E-Rechnung ab 2025 Pflicht
Der Bundesrat hat dem Wachstumschancengesetz am 22.03.2024 zugestimmt. Somit wurde die Einführung der E-Rechnungen zum 01.01.2025 beschlossen. Ab diesem Zeitpunkt werden ausschließlich E-Rechnungen akzeptiert und keine klassischen PDF- oder Papierrechnungen mehr zugelassen. Die Verpflichtung zur Erstellung einer elektronischen Rechnung gilt nur für inländische Leistungen zwischen Unternehmen (B2B).
Begriffsdefinition
Das Wachstumschancengesetz definiert eine E-Rechnung als einen strukturierten Datensatz. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird nach §14 Abs. 1 S. 8 UStG. Dies ermöglicht eine elektronische und nahtlose Verarbeitung der Rechnungen, wobei die Rechnungen dem europäischen Rechnungsstandard EN 16931 entsprechen müssen. Die verwendeten Formate müssen den Vorgaben der EU-Richtlinie (2024/55/EU) entsprechen. Ab 2025 entspricht eine PDF-Rechnung und eine Papierrechnung nicht mehr den Anforderungen an eine elektronische Rechnung und wird als sonstige Rechnung bezeichnet.
Weiteres Vorgehen und Übergangsregelungen?
Angesichts des knappen Zeitrahmens ab dem 01.01.2025 wird es Übergangsregelungen für den Zeitraum von 2025 bis 2027 geben. Ab 2025 sollen jedoch alle inländischen B2B-Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren, ohne dass die Zustimmung des Empfängers erforderlich ist.
Es gibt auch Ausnahmen, insbesondere für Rechnungen an Endverbraucher (B2C), bei denen das Versenden von E-Rechnungen erst nach Zustimmung des Empfängers erfolgen soll. Eine weitere Ausnahme betrifft Rechnungen unter 250 €.
Bis Ende 2026 ist es Unternehmen noch möglich Papierrechnungen und PDF-Rechnungen im EN16931-Format zu versenden. Diesem Verfahren muss der Rechnungsempfänger jedoch zustimmen. Bis Ende 2027 können auch noch andere Formate verwendet werden, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers 800.000 € nicht überschritten hat. Ab 2028 müssen alle Unternehmen die Vorschriften der E-Rechnungen ohne weitere Ausnahmeregelungen vollständig anwenden.
Welche Formate werden akzeptiert?
Ab 2025 können Unternehmen nicht mehr frei wählen, in welchem Format sie ihre Rechnungen erstellen. Die Frage nach den zulässigen Formaten der E-Rechnung wurde nicht eindeutig geklärt. Es wird lediglich festgehalten, dass die elektronische Rechnung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen muss. Akzeptierte Formate sind XStandard oder ZUGFeRD.
Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedenen Standard erfolgen. Der Standard EN16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML vor, um die automatisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnungen zu ermöglichen. Die XRechnung repräsentiert dabei die nationale Ausgestaltung des Standards. Die XRechnung ist die nationale Implementierung dieses Standards und entspricht somit der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Was müssen Unternehmen veranlassen?
Unternehmen sollten JETZT ihre Rechnungsprozesse durchleuchte und überprüfen, ob das Rechnungsprogramm in der Lage ist, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Falls dies nicht der Fall ist, sollte so schnell wie möglich das Rechnungsprogramm gewechselt werden.
Für weitere Informationen und eine individuelle Beratung zu diesem Thema stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Hier geht’s zum Kontaktformular auf unserer Website: Link
