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GoBD-Update: Digitalisierung von Papierdokumenten

Digitalisierung von Papierdokumenten

Bei Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente (Scanvorgang) muss dieses Verfahren dokumentiert werden. Hierfür ist eine Organisationsanweisung zu erstellen.

Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen bzw. muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden. Die Papierbelege sind dann der weiteren Bearbeitung zu entziehen.

Im Anschluss an den Scanvorgang dürfen Papierdokumente unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden. Ein entscheidendes Kriterium hierbei ist das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation.

Die oben angesprochene Organisationsanweisung muss unter anderem folgende Bestandteile beinhalten:

  • Wer darf scannen?
  • Zu welchem Zeitpunkt wird gescannt?
  • Welches Schriftgut wird gescannt?
  • Ist eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original
    erforderlich?
  • Wie hat die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit zu
    erfolgen?
  • Wie hat die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen?

Unsere Experten…

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