Die GoBD als Grundlage für ein internes steuerliches Kontrollsystem (Steuer-IKS)
Die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen werden fast ausschließlich unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet (zum Beispiel durch Einsatz von SAP- oder DATEV-Systemen im Rechnungswesen). Selbst die gesetzlich zu führenden Bücher und sonstigen Aufzeichnungen werden zunehmend digital geführt. Ergänzend werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen in elektronischer Form vorgehalten.
Dabei ist es für Sie eine Selbstverständlichkeit Prozesse zur fehlerfreien Durchführung dieser Tätigkeiten implementiert zu haben. Eine Angriffsfläche bietet allerdings häufig eine mangelnde Dokumentation sowie die laufende und geregelte Überwachung dieser Prozesse.
Es ergeben sich insbesondere aus der Abgabenordnung sowie aus einzelnen Steuergesetzen steuerliche Pflichten für Sie als gesetzliche/r Vertreter/in Ihres Unternehmens, auch wenn eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zur Implementierung eines Tax-Compliance-Management-Systems (TCMS) nicht besteht.
Warum ein Steuer-IKS trotzdem erforderlich ist
Über vereinzelte Rechtsgrundlagen hinaus bestehen gute Gründe, warum ein steuerliches Kontrollsystem eingerichtet werden sollte.
In dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 14. November 2014 zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz: die sog. GoBD, wird auf die Pflicht für das Vorhandensein eines internen Kontrollsystems für Ihre Buchführung verwiesen in Verbindung mit der Einhaltung der Datensicherheit.
Insbesondere bei mittleren und großen Unternehmen besteht faktisch die Notwendigkeit für umfangreiche Kontrollen aufgrund der Komplexität Ihrer Unternehmensprozesse sowie der Koordination und Steuerung Ihrer Informations- und Datenflut. Dabei sind auch die Vermeidung systematischer Fehler, die in den Steuerprozess übernommen werden sowie die Minimierung steuerstraf- und ordnungswidrigkeitenrechtlicher Risiken für Organe und Angestellte Ihres Unternehmens sowie für Ihr Unternehmen von Bedeutung.
Vor diesem Hintergrund könnte ein fehlendes Steuer-IKS in der Praxis sogar verdachtsbegründend wirken. Dies wäre zwar durchaus eine überschießende Konsequenz, die aber nicht auszuschließen ist.
GoBD und Tax Compliance
In diesem Zusammenhang sind über das Gesetz hinaus die Rechtsprechung sowie der Standpunkt der Finanzverwaltung zu beobachten. Mit der Aktualisierung des Anwendungserlasses zu § 153 AO ist die Forderung der Finanzverwaltung nach Compliance sehr deutlich zu erkennen:
„Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, …“ (2.6 Satz 6 AEAO zu § 153 AO).
Gleichzeitig ist festzustellen, dass ein implementiertes und gelebtes Tax-Compliance-Management-System seitens der Rechtsprechung honoriert wird. Ein Compliance-Management-System kann für die Verantwortung von trotzdem auftretenden Verstößen relevant sein. Wichtig dabei ist, dass es sich um ein ernsthaftes Compliance-Management-System handeln muss, welches auch gelebt werden muss (BGH-Entscheidung v. 09.05.2017; 1 StR 265/16).
Hinzu kommt das bereits erwähnte BMF-Schreiben zu den GoBD, welches Anforderungen an Kontrollen zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Belege und Aufzeichnungen der Buchführung sowie an die Dokumentation der eingesetzten Systeme und steuerlich relevanten Prozesse beinhaltet. Somit stellen die GoBD die Dokumentationsgrundlage Ihres Kontrollsystems dar, da im Rahmen Ihrer Verfahrensdokumentation eine umfangreiche Dokumentation Ihrer betrieblichen Abläufe erstellt wird.
Abhängig von Ihrer Unternehmensgröße sowie der Komplexität Ihrer Geschäftsabläufe sind Ihre Dokumentationspflichten sowie Ihr darauf aufbauendes Kontrollsystems individuell auszugestalten. Dabei kommen von einem vollumfänglich definierten Tax-Compliance-Management-System, für welches eine Zertifizierung angestrebt werden kann, bis auf eine Mindestanforderung ausgerichtete spezielle Kontrollen, in Frage.
Die Umsetzung – ein Beispiel
Ausgehend von der Prozessermittlung wird eine Verfahrensdokumentation erarbeitet:
Diese gilt als Grundlage für Ihr Kontrollsystem und insbesondere für die Verbesserung Ihrer Unternehmenssteuerung und die Verringerung Ihrer Risiken:
Im Rahmen einer Bestandsaufnahme wird die IST-Situation je Steuerart mittels Risikobewertung in einer Risikomatrix dargestellt (siehe Abbildung).
Ergänzend erfolgt die Ermittlung bereits vorhandener Kontrollen sowie insbesondere die Ergänzung um weitere Kontrollen, sodass eine Risikominimierung erreicht werden kann, die in einer Risiko-Kontroll-Matrix dargestellt werden kann. Darauf aufbauend beginnt die Implementierung Ihres Kontrollsystems durch die Beschreibung Ihrer Risiken sowie deren Folgen und die Beschreibung und Analyse Ihrer Kontrollmaßnahmen. Durch die Einführung eines IT-gestützten Systems erfolgt die Einbindung in Ihren täglichen Workflow, sodass eine laufende und geregelte Dokumentation und Überwachung ermöglicht wird.
Ihr Ansprechpartner
Eugen Müller
Partner, Tax Consultant, LL.M.
eugen.mueller@muellerblum.de
+49 (0) 911 – 74 14 43-0
Beitragsreihe
GoBD für die Praxis
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