GoBD-Update: Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
Gemäß den GoBD sind Aufzeichnungen nicht an ein bestimmtes System gebunden. Folglich ist der Steuerpflichtige frei in der Wahl, ob er überhaupt ein System zur Unterstützung seiner Aufzeichnungen verwenden möchte. Da dies in der Praxis mit einem enormen manuellen Verwaltungsaufwand verbunden wäre, ist der Einsatz einer Software zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen durchaus sinnvoll. Dabei ist allerdings darauf zu achten, dass die Dokumentation fortlaufend, vollständig und richtig erfolgt.
Ein entscheidendes und sehr wichtiges Kriterium ist der Schutz von gespeicherten Aufzeichnungen gegen Veränderung oder Löschung. Dies bedeutet nicht, dass einmal erfasst, nie wieder eine Änderung erfolgen kann. Aber eine solche Änderung, zum Beispiel aufgrund einer Korrektur, muss nachvollziehbar sein.
Die Nachvollziehbarkeit kann erreicht werden, indem die Änderung in Form eines Stornos und einer Neubuchung bzw. -erfassung vorgenommen wird.
Digitale Aufzeichnungen
Für digitale Aufzeichnungen wurden im BMF-Schreiben durch die Finanzverwaltung einige Regelungen konkretisiert.
Durch Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen muss sichergestellt sein, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können.
Darüber hinaus müssen alle für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten, deren Historisierung und Programme gespeichert werden.
Das bedeutet, dass nicht nur die Rechnung mit Angabe der Endsumme über die Aufbewahrungsfrist aufzubewahren ist, sondern im Zweifel auch die zugrundeliegende Berechnungsdatei – wahrscheinlich – in excel. Diese stellt eine für die Verarbeitung erforderliche Datei dar und ist daher steuerlich genauso relevant, wie die Rechnung.
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