GoBD-Update: Anforderungen an die Aufbewahrung
Anforderungen an die Aufbewahrung
Im Rahmen der GoBD wird das Thema Aufbewahrung insbesondere im Zusammenhang mit originär elektronischen Dokumenten diskutiert. Der sachliche Umfang der Aufbewahrungspflicht besteht auch hier im Umfang der Aufzeichnungspflicht.
Werden Dokumente in einem Datenverarbeitungssystem erzeugt, sind diese auch im Ursprungsformat aufzubewahren. Weiterhin müssen eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Folglich sind eingehende Papierbelege in Papier und eingehende elektronische Dokumente in elektronischer Form aufzubewahren.
Zudem ist ein elektronisches Dokument mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. In den weiteren Bearbeitungsschritten und darüber hinaus muss der Erhalt der Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall und Dokument während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
Beim Erhalt der Belege in Papierform oder in elektronischer Form ist darauf zu achten, dass zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung, eine Sicherung gegen Verlust vorgenommen wird.
Wenn Unternehmen Kryptografietechniken einsetzen, haben sie sicherzustellen, dass die verschlüsselten Unterlagen im Datenverarbeitungssystem in entschlüsselter Form zur Verfügung stehen. Gleichzeitig müssen Firmen, die ein unternehmenseigenes Inhouse-Format verwenden, das heißt nach Eingang die Unterlagen konvertieren, beide Versionen archivieren.
Dabei muss immer gewährleistet werden, dass Geschäftsvorfälle über die Dauer der Aufbewahrungsfrist progressiv und retrograd prüfbar bleiben.
Unsere Experten…
…unterstützen Sie bei der Einführung und Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Im Rahmen von mehreren Projekten haben wir bereits zahlreiche Unternehmen bei der Einführung und Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation nach GoBD unterstützt.
