GoBD-Update: Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit
Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit
Die Grundsätze für die Führung von Büchern beinhalten folgende Kriterien:
- Nachvollziehbarkeit
- Nachprüfbarkeit
- Klarheit
- Vollständigkeit
- Wahrheit
- Fortlaufende Aufzeichnungen
- Richtigkeit
- Unveränderbarkeit
- Zeitgerechte Erfassung
- Ordnung
Diese Grundsätze müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt und erhalten bleiben. Dabei sind Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen sowie zeitnah nach ihrer Entstehung zu erfassen.
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Unter Sachverständigem Dritter wird regelmäßig der Betriebsprüfer verstanden. Dieser muss in der Lage sein eine progressive und retrograde Prüfung vorzunehmen.
Unter einer progressiven Prüfung ist zu verstehen, dass vom Entstehungsbeleg bis zur Steuererklärung jeder Zwischenschritt nachvollziehbar geprüft werden kann (siehe Abbildung unten).
Die retrograde Prüfung bedeutet dahingehen, dass der Bezug von der Steuererklärung bis zum Ursprungsbeleg hergestellt werden kann und eine Prüfung durch jeden einzelnen Arbeitsschritt erfolgen kann.
Die Verfahrensdokumentation als Voraussetzung zur Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Die Grundsätze zur Führung von Büchern beinhalten somit vier Kernaussagen. Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen sowie zeitnah zu erfassen. Darüber hinaus ist eine progressive und retrograde Prüfung durch einen sachverständigen Dritten zu gewährleisten. Als vierter Bestandteil muss die Buchhaltung für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar sein.
Diese vier Hauptbestandteile können gewährleistet werden durch eine ausführliche und vollumfängliche Dokumentation des Verfahrens und der dabei verwendeten Datenverarbeitungssysteme. Somit ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation die Voraussetzung für eine ordnungsmäßige Buchhaltung.
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