Frau Köchling ist seit 1999 als Umsatzsteuersonderprüferin erst in Dortmund, ab 2007 in Hamburg und dort seit 2014 als Betriebsprüferin für KMU und Großbetriebe tätig.

Nebenamtlich unterrichtet sie seit 2010 als Dozentin an der Norddeutschen Akademie der Finanzen im Bereich der Ausbildung für neu eingesetzte Betriebsprüfer sowie in der Fortbildung. Seit 2021 ist sie zudem nebenberuflich an der Dualen Hochschule Baden Württemberg (DHBW) tätig.

Seit 2018 ist sie als selbständige Referentin zu den Themen Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Umsatzsteuer bundesweit tätig. Darüber hinaus ist Frau Köchling seit 2020 Autorin beim IWW – Verlag sowie für die Zeitschriften beck.digitax, und REThinking TAX.

• Eine Verfahrensdokumentation ist eine Prozessdokumentation, die den Blick auf das Unternehmen ermöglicht und als Notfallkoffer dient.

• Scannen und Vernichten ja, aber nicht alles!

• In der Vergangenheit ist wenig digital abgelaufen. Mit zunehmender Digitalisierung und der weiteren technischen Entwicklung ist die Verfahrensdokumentation ein Pflichtbestandteil für jedes Unternehmen.

Frau Köchling führte das Gespräch in nicht dienstlicher Eigenschaft. Gesprächspartner war Steuerberater Eugen Müller, der sich auf die Themen Verfahrensdokumentation, Steuer-IKS und Tax-Compliance spezialisiert hat. Das Gespräch besteht aus zwei Teilen.

Im Folgenden können Sie den ersten Teil lesen, bei dem es um alle Themen rund um die Erstellung einer Verfahrensdokumentation geht.

Eugen Müller: Liebe Frau Köchling, ich freue mich auf unser Gespräch und möchte auch gerne direkt einsteigen. Beschreiben Sie doch bitte mit Ihren Worten, was eine Verfahrensdokumentation ist.

Andrea Köchling: In erster Linie handelt es sich um eine Prozessdokumentation. In zweiter Linie ermöglicht sie den Blick auf das große Ganze. Was habe ich für ein Unternehmen? Wie ist das organisiert und welche digitalen bzw. datenverarbeitenden Systeme habe ich im Einsatz? Wie funktionieren diese datenverarbeitenden Systeme? Und auf dieser Basis geht man immer mehr ins Detail.

Das heißt für Sie ist es auch wichtig, dass tatsächlich die technischen Handbücher vorhanden sind, sodass Sie sich diese auch anschauen können und dann auch die technische Handhabung nachvollziehen können?

Ja genau. Das ist zum Beispiel sehr wichtig bei Kassen. Etwa wenn wir eine Kassennachschau durchführen. Ich sage in meinen Seminaren auch immer: „Erstellt euch einen Notfallkoffer“, in dem alles drin ist, der dann direkt neben der Kasse steht. Es ist auch sehr wichtig, dass zum Beispiel das Zertifikat der eingesetzten TSE (Anmerkung: Technische Sicherheitseinrichtung) – mindestens in Kopie – in diesem Notfallkoffer enthalten ist, denn auch das wird überprüft. Es ist aber natürlich auch möglich, dass neben der Kasse ein USB-Stick liegt, auf dem sämtliche Dokumente gespeichert sind und dann dem Prüfer ausgehändigt werden.

„Erstellt euch einen Notfallkoffer“

Sie haben jetzt das Thema Kasse angesprochen. Eine Verfahrensdokumentation besteht aus mehreren Bestandteilen und in der Praxis existieren auch unterschiedliche Ansätze solch eine Dokumentation zu erstellen. Angefangen von kleinen, einzelnen Dokumentationen für Themen wie Kasse, Rechnungseingang, etc. bis hin zu einer großen Gesamtdokumentation, in der alles aufgeführt wird. Was ist aus ihrer Sicht der bessere oder sinnvollere Ansatz?

Meines Erachtens kann hier das Unternehmen selbst wählen, was für den eigenen Bedarf der bessere Ansatz ist. Wichtig ist, dass eine vollständige Dokumentation am Ende vorliegt. Wenn sie mich nach meiner persönlichen Meinung fragen, bevorzuge ich ein Gesamtwerk, welches digital in einer Online-Anwendung vorliegt und so flexibel anpassbar ist bzw. einfach und schnell versioniert werden kann. Gleichzeitig besteht dann die Möglichkeit dem Prüfer eine Prüferrolle einzurichten, also einen Lesezugriff, sodass er dann zum Beispiel nachsehen kann, wie der Rechnungseingang funktioniert, wer diesen überprüft, an welcher Stelle die Dokumente abgelegt werden usw.

Sie haben zwei interessante Punkte angesprochen. Einmal das Beispiel mit dem Rechnungseingang und einmal die Versionierung. Der Rechnungseingang ist ein sehr gutes Beispiel, da dieser Prozess in jedem Unternehmen vorhanden ist. Haben Sie hierzu Erfahrungen, ob sich bereits Standards entwickelt haben, wie dieser Prozess abzubilden oder zu dokumentieren ist? Mangels vorgegebener Dokumentationsstandards seitens der Finanzverwaltung ist es in der Praxis schwierig eine Musterdokumentation zu erstellen, die in jedem Unternehmen einsetzbar ist.

Die Erfahrung, die ich aus der Praxis habe, ist, dass sehr viel Unsicherheit besteht. Auch in dem Bereich „Wie muss was archiviert werden?“. In manchen Fällen läuft das alles komplett digital, da gibt es praktisch eine Standleitung zum Steuerberater, an den alles sofort weitergeleitet oder in bestimmte Tools hochgeladen wird. Bei anderen sieht so ein Prozess noch sehr analog aus, d.h. eine Rechnung kommt per Mail, die wird ausgedruckt und im Ordner abgeheftet. Das ist dann dieser sog. Pendelordner, der zum Steuerberater geht und die ursprüngliche Mail wird gelöscht. Das kann man so machen, sollte man aber nicht. E-Mails mit der Funktion eines Handels- und Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig, also wie der klassische Briefumschlag. Da ist das Spektrum, was ein Prüfer zu Gesicht bekommt, noch sehr weit gestreut. Da gibt es meines Erachtens noch keine Tendenz wo die Reise hingeht.

„Eine Verfahrensdokumentation muss gelebt werden“

Ist es für einen Prüfer denn überhaupt möglich nachzuvollziehen, ob die ausgedruckte Rechnung, die mittels E-Mail eingegangen ist, das Original ist oder nicht, wenn die gesamte E-Mail im Nachgang gelöscht wird? Wie kann ein Prüfer in der Praxis nachweisen, dass das nicht per Post eingegangen ist? Aufzubewahren ist immer das originäre Dokument, also in diesem Fall die digitale Rechnung. Kennen Sie in diesem Kontext schon praktische Fälle, in denen diese Thematik bereits Gegenstand war?

Es gibt da teilweise komische Zufälle. In bestimmten Bereichen prüfen wir nicht digital, sondern steigen noch immer ganz tief in die Belegprüfung ein. Hierbei entwickelt ein erfahrener Prüfer sehr schnell ein Gefühl für den Fall. Und wenn dabei irgendwas komisch wirkt, haben wir die Möglichkeit Kontrollmitteilungen zu schreiben und beim zuständigen Finanzamt nachzufragen, ob der Geschäftspartner schon mal eine Prüfung hatte, wie seine Rechnungen aussehen bzw. wie diese versendet werden, etc. Und auf diesem Wege können wir schon einiges in Erfahrung bringen.

Aber um das klarzustellen: Wir als Prüfer schauen nicht massenhaft Ordner durch und überprüfen, ob Rechnungen digital oder bei Post eingegangen sind und gleichen nur diese Sequenz ab. Aber das kann schon manchmal das Zünglein an der Waage sein, wenn ein Unternehmer in seiner Verfahrensdokumentation – wenn er denn eine hat – dokumentiert, dass sein Rechnungseingang ausschließlich aus Papierdokumenten per Post besteht, in Wirklichkeit aber 95% der Rechnungen per E-Mail eingehen. Das ist dann sehr ungünstig, weil das natürlich nicht korrekt ist. Und hier spielt dann das Thema Versionierung wieder eine übergeordnete Rolle. Eine Verfahrensdokumentation muss „gelebt“ werden. Das bedeutet, es muss das abgebildet werden, was auch tatsächlich in dem Unternehmen passiert. Dieser Posteingang bestand vielleicht vor 25 Jahren rein aus postalischen Papierdokumenten, heutzutage ist er aber zu 95% digital und wird dementsprechend dann auch digital bearbeitet oder weiterbearbeitet und das muss eine Verfahrensdokumentation dann auch abbilden.

Eine Verfahrensdokumentation hat einen positiven Effekt und kann die Dauer der Betriebsprüfung verkürzen

Kommen wir zu einem anderen Themenfeld, dem Ablauf der Betriebsprüfung bzw. der zukünftigen Betriebsprüfung. Erhöht sich die Bedeutung des Eröffnungsgesprächs, da aufgrund des reinen Datenaustausches kein so intensiver Austausch während der Prüfung mehr erfolgt? Wirkt es in diesem Kontext positiv, wenn eine Verfahrensdokumentation gleich zu Beginn mit vorgelegt wird, unabhängig davon, ob diese tatsächlich angefordert wurde? Die Anforderung dieser Dokumentation mit Anordnung einer Prüfung wird aus meiner Erfahrung heraus von Bundesland zu Bundesland noch sehr unterschiedlich gehandhabt.

Das hat selbstverständlich einen absolut positiven Effekt. Das zeigt zumindest, dass es sich um einen Unternehmer handelt, der bemüht ist, alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und sich um sein Unternehmen Gedanken macht. Unter Umständen kann es auch dazu führen, dass sich die Betriebsprüfung zeitlich verkürzt, wenn der Betriebsprüfer neben der GDPdU-Daten-CD eine vollständige Verfahrensdokumentation vorliegen hat.

Hat das dann auch Auswirkungen auf die Art und Weise wie Sie prüfen? Sehen Sie sich die Verfahrensdokumentation dann gleich zu Beginn an und setzen Sie dann andere Schwerpunkte auf dieser Grundlage, sodass Sie dann vielleicht auch tiefer einsteigen in die Prozesse und die Abläufe? Oder verändert das eigentlich gar nichts außer, dass es ein zusätzliches Dokument ist, das ihnen die Prüfung gegebenenfalls erleichtert?

Die Frage kann ich Ihnen in einigen Monaten und Jahren sicherlich besser beantworten, wenn ich mehrere Prüfungen mit vorliegenden Dokumentationen durchgeführt habe. Für die Zukunft kann ich aber sagen, dass es sicherlich auf den Einzelfall ankommt.

Sie haben es schon zweimal ein bisschen angedeutet: Es scheint tatsächlich noch nicht die Regel zu sein, dass Dokumentationen vorliegen. Ist das korrekt?

Das ist richtig. Die Verfahrensdokumentation zum belegersetzenden Scannen auf Basis der Vorlage der Bundessteuerberaterkammer liegt immer wieder mal vor, aber darüber hinaus besteht hier noch erheblicher Nachholbedarf. Ein Beispiel, welches ich erlebt habe, was verdeutlicht, dass auch das Verständnis in diesem Zusammenhang noch nicht wirklich vorhanden ist: Ein Unternehmen hat mir die Verfahrensdokumentation zum belegersetzenden Scannen vorgelegt. Ansonsten war keine Dokumentation vorhanden. Dabei war dieser Bestandteil fast der unwichtigste Teil. Denn dieses Unternehmen hat den gesamten Betrieb über ein selbst geschriebenes Programm geführt. Zudem gab es sehr viele Kontaktpunkte mit dem Zoll. Also lagen die Schwerpunkte wo ganz anders und genau dafür gab es aber keine Dokumentationen.

Wird Software verwendet, ist eine Dokumentation erforderlich

Sie haben gerade von wichtigen und unwichtigen Dokumentationen bzw. Schwerpunkten gesprochen. Aus der Praxis kann ich auf jeden Fall bestätigen, dass es nicht immer ganz einfach ist, die richtigen Schwerpunkte zu setzen. Gleichzeitig liegt die Herausforderung auch darin zu erkennen, wann eine Dokumentation denn überhaupt vollständig ist. Also wo hört es auf, wo fängt es an? Die entsprechenden Verwaltungsanweisungen bzw. gesetzlichen Fundstellen ermöglichen diese klaren Abgrenzungen zumindest nicht. Wie sehen Sie das?

Da haben Sie recht. Die Anweisungen, in Form des BMF-Schreibens vom 28.11.2019, sind sehr knapp gehalten, was die Ausgestaltung und den Umfang anbelangt. Da wird darauf verwiesen, dass es auf die Größe des Unternehmens ankommt. Dieses GoBD-Schreiben gibt eigentlich nur vier Schlagworte vor, das ist die allgemeine Beschreibung, die Anwenderdokumentation, die technische Systemdokumentation und die Betriebsdokumentation. In der Betriebsdokumentation ist der ganz wichtige Teil des internen Kontrollsystems enthalten. Aber wie diese Begrifflichkeiten mit Leben zu füllen sind, ist wieder jedem selbst überlassen. Das ist das, was es für den Unternehmer auf der einen Seite so schwierig macht und auf der einen Seite den Unmut bei diesem Thema fördert. Es ist natürlich ganz klar, dass man lieber einen Vordruck hätte, in dem alle Platzhalter nur ausgefüllt werden. Dies hat auch dazu geführt, dass sich viele Menschen Gedanken darüber machen, was die GoBD mit diesen einzelnen Kapiteln bzw. Begrifflichkeiten meinen. Bereits seit 1995 war immer Ausgangspunkt, dass ein datenverarbeitendes System eine Verfahrensdokumentation benötigt. Das heißt also, dass ein sachverständiger Dritter anhand dieser Dokumentation nachvollziehen kann, wie dieses datenverarbeitende System bedient wird. Das ist Sinn und Zweck des großen Ganzen. Ob dazu noch 50 Seiten vorher zum allgemeinen Teil beschrieben werden, ist sicherlich nicht entscheidend. Gleichzeitig muss ich das dann in den Gesamtkontext stellen. Das bedeutet, es nutzt mir nichts, wenn ich Tool A, B, C, D und E im Einsatz habe und weiß, wie diese funktionieren, weil das beschrieben wird, aber dadurch immer noch nicht nachvollziehen kann, wie diese Systeme miteinander verzahnt sind.

Das heißt, Sie möchten wissen, wie diese Systeme oder Tools auch tatsächlich miteinander wirken, Stichwort Schnittstellenbeschreibungen. Das ist etwas was man in der Praxis und auch in der Literatur sehr oft hört, aber was versteht man denn tatsächlich darunter? Also nehmen wir als Beispiel die systemische Schnittstelle zwischen Mandanten und Steuerberater. In der Praxis läuft das in sehr großem Umfang so ab, dass viele Unternehmen ihre Unterlagen digital in irgendeinem Tool ihrem Steuerberater bereitstellen, teilweise auch vorher bearbeiten und das dann ohne Medienbrüche in die Software der Steuerkanzlei einfließt. Was genau würden Sie denn von so einer Schnittstellenbeschreibung erwarten?

Auf der einen Seite kommt es drauf an, was auf Seiten des Unternehmers passiert. Für mich ist es wichtig zu verstehen, welche Schritte durch das Unternehmen erledigt wurden und was bei Ihnen in der Steuerkanzlei dann ankommt. Sind das die gleichen Dinge? Ist irgendwas auf dem Weg passiert? Kann ich das nachvollziehen, was dabei passiert ist und welche Dateien bearbeitet worden sind? Oder werden die direkt beim Unternehmen festgeschrieben und kommen schon festgeschrieben bei Ihnen an, weil Sie nur einen Lesezugriff haben? Können Sie, als Steuerberater, in die Dateien reinschreiben oder diese ändern? Das sind wichtige Komponenten.

„Sie können es mit einer Zwiebel vergleichen. Ich trage immer eine Haut weiter ab, um dann an den Kern zu kommen.“

Es geht also weniger darum wie die technische Schnittstelle im Hintergrund funktioniert, sondern vielmehr wie die prozessuale Zusammenarbeit läuft. Wer macht was und wie wird sichergestellt das sich beide Parteien daran halten?

Auf meiner Prüfungsebene würde ich mich eher genau mit diesen Fragen beschäftigen. Aber ich möchte nicht ausschließen, dass das Technische in weiteren Prüfungsschritten sehr wichtig werden kann. Wir sind im Bereich Kasse, was die Urteile angeht, schon sehr weit und Kassenprüfungen, insbesondere wenn die Steuerfahndung involviert ist, gestalten sich dann auch so, dass die ganze Kasse mitgenommen wird und dann von IT-Spezialisten ausgelesen wird. Da reicht die reine Prozessablaufbeschreibung nicht mehr aus.

Das Technische wird wahrscheinlich vor allem dann immer wichtiger, wenn Sie merken, dass etwas auf einer anderen Ebene nicht passen kann? Dann sind Sie sicherlich daran interessiert weiter in die Tiefe zu gehen und sich dann auch die Technik anzuschauen?

Sie können es mit einer Zwiebel vergleichen. Ich trage immer eine Haut weiter ab, um dann an den Kern zu kommen. Gerade bei den Kassen haben wir nicht nur die Verpflichtung uns Kasseneinzeldaten vorlegen zu lassen, sondern darüber hinaus alle digitalen Daten, also auch Daten aus dem Warenwirtschaftssystem oder auch anderen Systemen. Das funktioniert auf unserer Seite nur dann, wenn wir auch die Beschreibungen dieser Daten erhalten. Wenn wir beispielsweise diverse Spalten, mit diversen Überschriften sehen, müssen wir auch nachvollziehen können, was man darunter versteht und welche Daten dahinterstecken. Eine Verfahrensdokumentation dient auch dazu, wenn wir Daten bekommen, diese auf Vollständigkeit zu prüfen, also ob alle Spalten vorhanden sind oder ggf. bei der Übertragung verloren gegangen sind.

Hier geht es zu TEIL 2 des Gesprächs

Hier geht es zu TEIL 3 des Gesprächs

Unsere Experten…

…unterstützen Sie bei der Einführung und Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Im Rahmen von mehreren Projekten haben wir bereits zahlreiche Unternehmen bei der Einführung und Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation nach GoBD unterstützt.

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